¿Cómo elijo el mejor equipo de videoconferencia?

Elegir el equipo de videoconferencia adecuado para su negocio es una tarea que requiere una estricta atención a los detalles. Dado que los componentes de este tipo de sistema pueden ser costosos, se debe tener cuidado al considerar factores clave como la calidad de resolución de los monitores y pantallas de conferencias, la claridad del sonido de los teléfonos de videoconferencia conectados con el sistema, la gama de características proporcionadas para su uso por asistentes y moderadores, y la dificultad para operar el sistema. Al comparar cuidadosamente varios sistemas diferentes, es posible comprar el equipo adecuado y disfrutar de una calidad constante en el uso de videoconferencias durante varios años.

Antes de intentar evaluar cualquier equipo de videoconferencia, es importante determinar qué desea en el sistema. Muchas empresas hacen uso de sistemas internos que esencialmente hacen uso de algún hardware central ubicado en una sede corporativa que ayuda a soportar el uso de otros componentes en cada una de las ubicaciones de la red. Otros optan por utilizar sistemas autónomos ubicados en cada ubicación, capaces de funcionar de forma independiente entre sí. Si la idea es configurar una red que permita que cada ubicación administre sus propias conferencias, entonces tener esto en cuenta afectará el tipo de equipo que se compra.

Junto con la flexibilidad en el uso, también serán importantes los factores relacionados con la ejecución real de la videoconferencia. Por ejemplo, algunos equipos de videoconferencia permitirán al moderador dividir la pantalla para ver cada una de las ubicaciones asistentes en una sola conferencia al mismo tiempo, en lugar de tener que pasar manualmente de una a la siguiente, o configurar el sistema para que muestre la ubicación que actualmente está hablando o activa de alguna otra manera. Los sistemas más avanzados también permitirán al moderador iniciar conexiones con los asistentes, llevar esas ubicaciones a la reunión o desconectar ubicaciones de una reunión una vez que ya no sean necesarias. Características como silenciar o permitir que el moderador separe una o dos ubicaciones para una conferencia privada independiente de la reunión principal también es otra característica que puede valer la pena considerar.

Una vez que se toman decisiones sobre el tipo de características de hardware y software que se consideran necesarias, la tarea de localizar el mejor equipo de videoconferencia se centrará en encontrar sistemas que se adapten bien. Esto a menudo implicará trabajar con representantes de ventas para identificar sistemas y configuraciones específicos, así como asistir a demostraciones de esos sistemas. A diferencia de la compra de otros tipos de sistemas de comunicación empresarial, ver el equipo de videoconferencia en uso es imperativo para tomar una decisión informada.

Después de identificar un par de paquetes de equipos de videoconferencia que parecen satisfacer sus necesidades, tómese el tiempo para comparar esos sistemas en términos de calidad, facilidad de uso, calidad de imagen y sonido y costo total, incluida la instalación y el mantenimiento. Tomarse el tiempo para observar de cerca cada uno de estos aspectos hará que sea más fácil determinar qué sistema proporcionará el nivel más alto de servicio al mejor precio, haciendo que la compra sea más rentable. Siempre observe atentamente los términos del contrato de servicio y la garantía, y fije los mejores términos posibles. Esto ayudará a minimizar el gasto de poseer y operar el equipo de videoconferencia, lo que hará que sea más fácil mantenerse dentro del presupuesto.