Existen varios tipos de servicios de contestador telefónico para ayudar a los profesionales en todas las industrias. Algunos servicios en esta categoría incluyen servicios de contestador automático, servicios en vivo, servicios de contestador de Internet y centros de llamadas. Algunas de estas compañías también pueden ofrecer diferentes paquetes de servicios de contestación telefónica dirigidos a negocios o profesiones específicas, como médicos, asociados de ventas y abogados.
Un servicio de contestador telefónico en vivo viene en varios formatos. Por ejemplo, algunos servicios son atendidos por trabajadores en el hogar a quienes el cliente reenvía las llamadas cuando desea cobertura. En otros casos, el servicio de contestador en vivo emplea una fuerza laboral más grande en una ubicación para proporcionar cobertura telefónica en los bancos telefónicos. En cualquier caso, las llamadas telefónicas entrantes del cliente se responden de manera tal que la persona que llama puede creer que él o ella ha llegado a la oficina del cliente donde una persona viva trabaja como recepcionista.
Un centro de llamadas es un servicio de respuesta telefónica más adecuado para atender a grandes empresas con un volumen muy alto de llamadas entrantes. Además, cuando se requiere una cobertura de veinticuatro horas, 7 días a la semana, un centro de atención telefónica hace una elección más práctica, ya que muchos servicios más pequeños no ofrecen esta función. Los centros de llamadas emplean personal más grande que trabaja en turnos para proporcionar cobertura las 24 horas al día para los clientes. Algunas compañías tienen centros de llamadas como parte de su propia organización, mientras que otras contratan compañías externas para este propósito.
No todos los servicios de contestador telefónico cuentan con una persona en vivo que responde llamadas. Algunos servicios son automáticos y utilizan aplicaciones de software o tecnología de Internet. Si bien no brinda el beneficio de dar a las personas que llaman la impresión de un miembro del personal en vivo en la oficina, estos servicios tienden a ser significativamente menos costosos que los servicios de respuesta tripulados. Además, a medida que las personas que llaman dejan un mensaje de voz grabado, la posibilidad de errores en la comunicación disminuye enormemente. Algunos de estos servicios también envían un correo electrónico instantáneo o un mensaje de texto al cliente informándole que acaba de dejar un mensaje de voz, lo que hace que el profesional revise los mensajes tan pronto como se presente la oportunidad.
Ciertos tipos de servicio de contestador telefónico tienen personal especialmente capacitado para ciertas industrias. Por ejemplo, un médico puede requerir un servicio de contestador telefónico que contrate a personas con cierto nivel de conocimiento de terminología médica básica. Otras profesiones que podrían beneficiarse del uso de un servicio telefónico especializado incluyen abogados y profesionales de ventas.
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