Los diferentes tipos de software de contestador automático se definen principalmente por las funciones que ofrecen. Estos incluyen la longitud del mensaje que el software puede grabar y la calidad de audio que, a veces, es significativamente mejor que lo que es posible con un contestador automático estándar. Algunos programas también pueden clasificar los mensajes entrantes en varias carpetas para priorizarlos. Aún otro software tiene una función de fax incluida.
La premisa básica de utilizar software en lugar de una máquina física para contestar llamadas telefónicas y grabar mensajes ofrece muchas ventajas. El software del contestador automático puede manipular los datos entrantes de una manera que una máquina dedicada no puede. La interfaz de usar software real en lugar de una máquina con solo unos pocos botones también brinda la ventaja de poder interactuar de una manera más compleja. Con el desarrollo de llamadas de voz sobre protocolo de Internet (VoIP), un contestador automático basado en software se convierte en una opción aún más atractiva.
Una de las características más efectivas de todo software de contestador automático es la capacidad de grabar tantos datos de audio como pueda contener un dispositivo de almacenamiento. La calidad del audio podría incluso ser mejor, porque los datos digitales no se degradan con el tiempo como lo haría un casete. Tener una grabación digital de un mensaje también significa que se puede controlar la reproducción, lo que permite al oyente saltar un mensaje o archivarlo para escucharlo más tarde.
Otra característica de ciertos tipos de software de contestador automático es la capacidad de clasificar los mensajes entrantes en carpetas especiales. Esto permite que los mensajes de personas desconocidas se coloquen en una carpeta, mientras que las llamadas de amigos conocidos se pueden colocar en otra, lo que permite al usuario priorizar lo que debe escucharse primero. Algunos programas incluso permiten recibir y clasificar mensajes de texto e imágenes.
Dependiendo del tipo de conexión a Internet, algunos tipos de software de contestador automático se pueden configurar para enviar alertas a otros dispositivos o cuentas de correo electrónico. El software puede tomar un mensaje y luego enviar una alerta por correo electrónico a una dirección de correo electrónico del trabajo con los detalles de quién llamó y cuánto tiempo dura el mensaje. Incluso podría incluir la capacidad de enviar mensajes de texto a través de una interfaz basada en web.
Hay tipos específicos de software de contestador automático que intentan ser más que un simple software de grabación. Esto puede incluir un programa que también tiene reconocimiento de voz, lo que permite navegar por los controles exclusivamente a través de comandos de voz. Algunos programas también integran una función de marcación telefónica para que, una vez que se escuche un mensaje, se pueda volver a marcar el número de teléfono cuando se solicite para iniciar una llamada.
También existen tipos de software de contestador automático que integran otras opciones, como poder recibir una transmisión de fax. El mismo tipo de software también puede incluir la capacidad de enviar un fax. Al integrar las capacidades de un contestador automático, el acceso a una línea telefónica en vivo y el poder de un software informático totalmente personalizable, existe una combinación ilimitada de funciones que se pueden emplear con el software del contestador automático.