El correo de voz virtual es un tipo de herramienta de comunicación que permite crear y utilizar una cuenta de correo de voz en un entorno en línea. Con este tipo particular de solución, no hay necesidad de un contestador automático o un sistema telefónico de oficina con capacidad de correo de voz. En cambio, la cuenta de correo de voz virtual está configurada para conectarse con un servidor remoto donde se almacenan los mensajes entrantes. Con la mayoría de las aplicaciones, es posible acceder y revisar esos mensajes usando un teléfono equipado con servicio de marcación por tonos o cualquier computadora o dispositivo portátil con capacidad para Internet.
Con los servicios de correo de voz virtual ofrecidos por varios proveedores en la actualidad, la función básica del servicio implica la capacidad de redirigir las llamadas entrantes al servicio de correo de voz, si la llamada no se responde dentro de un número de timbres predeterminados. Se saluda a la persona que llama y se le brinda la oportunidad de dejar un mensaje. Una vez que se graba el mensaje y la persona que llama se desconecta, el sistema generará una notificación por correo electrónico al cliente. Normalmente, el mensaje incluirá datos básicos, como la fecha y la hora en que se dejó el mensaje. Los sistemas de correo de voz virtual más avanzados pueden incluir información como los datos de identificación de la persona que llama relacionados con el mensaje, incluido el número de teléfono de la persona que llama.
Cualquier mensaje capturado mediante el correo de voz virtual se puede recuperar de más de una forma. Un método es usar un teléfono para marcar en el servidor que aloja el servicio de correo de voz, ingresar los códigos de acceso adecuados y escuchar los mensajes usando las indicaciones ingresadas en el teclado de tonos del teléfono. Otra estrategia es iniciar sesión en un sitio en línea asociado con el servicio de correo de voz y escuchar una transmisión de audio del mensaje a través de Internet.
El uso del correo de voz virtual para fines comerciales es una decisión inteligente, ya que este tipo de herramienta de comunicación puede ser muy útil en varios casos. Los empleados que viajan reciben una notificación oportuna de un mensaje dejado en el correo de voz y pueden usar el método que sea más conveniente para acceder al mensaje. Al mismo tiempo, si el sistema telefónico de una empresa se daña o deja de funcionar durante un período de tiempo, las llamadas entrantes pueden ir directamente a las cuentas de correo de voz virtual de los empleados clave. Desde allí, los empleados pueden utilizar teléfonos móviles para recuperar los mensajes y responder con correos electrónicos o utilizar los servicios de telefonía móvil para conectarse con las personas que llaman.