El correo electrónico de voz es un tipo de programa de correo electrónico en el que uno puede grabar un mensaje hablando por un micrófono en una computadora, teléfono inteligente o PC de bolsillo y enviárselo a cualquier persona a través de un cliente de correo electrónico tradicional. El destinatario solo necesita abrir el mensaje y encender sus altavoces para escuchar el correo electrónico de voz. Esto es conveniente para las personas que no pueden escribir a máquina debido a una discapacidad o que simplemente necesitan enviar una gran cantidad de correos electrónicos y desean ahorrar algo de tiempo.
El correo electrónico de voz también elimina parte de la ambigüedad inherente a un mensaje de correo electrónico. Es difícil traducir el tono de un mensaje en la pantalla y, a menudo, las personas se sienten ofendidas o molestas por algo escrito en un mensaje de correo electrónico que no pretende ser ofensivo. Es mucho más probable que los correos electrónicos en los que uno puede escuchar el mensaje que está diciendo el remitente se entiendan según lo previsto.
Los programas de software de correo electrónico de voz son relativamente simples. Se instalan en la computadora y luego se vinculan a una dirección de correo electrónico tradicional. Cuando el usuario está listo para redactar un correo electrónico, simplemente presiona un botón de «grabación» en la pantalla de la computadora y comienza a hablar por el micrófono. El usuario puede pausar o reiniciar la grabación según sea necesario, y algunos programas le permiten unir diferentes piezas de audio.
Cuando el usuario ha terminado de grabar, el software comprime el archivo de audio en un archivo pequeño, generalmente un archivo .MP3, .WAV o .GSM. El archivo de sonido se guarda y se adjunta al correo electrónico, donde se pueden escribir comentarios adicionales si se desea. Estos tipos de archivos pueden reproducirse en casi todas las computadoras, así como en teléfonos celulares y otros dispositivos de audio. Se requieren muy pocos conocimientos técnicos para utilizar uno de estos programas de software.
Luego, el correo electrónico de voz se envía al destinatario o grupo de destinatarios. Cuando lo reciba, solo necesita hacer clic en «reproducir» y encender los altavoces para escuchar el mensaje de correo electrónico. Luego, puede escribir un correo electrónico tradicional como respuesta o, si tiene el software instalado, grabar otro correo electrónico de voz para responder. Luego, los archivos se pueden guardar y reproducir según sea necesario. Además, algunos programas de software pueden utilizar funciones de conversión de voz a texto para convertir el archivo de audio hablado en un archivo de texto. Para cualquiera que quiera ahorrar tiempo al redactar y enviar correos electrónicos, el software de correo electrónico de voz puede ser una excelente opción, aunque tiene la desventaja de ser más difícil de editar si se comete un error.