A diferencia de la gestión de proyectos tradicional, que se centra solo en cada proyecto individual de una empresa, la gestión de cartera de proyectos (PPM) considera la totalidad de los proyectos de una organización. PPM es, por lo tanto, el análisis controlado y la coordinación de los proyectos de una empresa. Con el uso de herramientas, software y procesos, PPM a menudo permite la asignación de recursos y la secuencia óptima de proyectos. También puede analizar los mayores beneficios para una empresa mediante la identificación de los proyectos más significativos. En última instancia, la gestión de la cartera de proyectos puede incorporar todos los objetivos comerciales de una organización y reducir la incidencia de proyectos superpuestos o que agotan los recursos.
La gestión de cartera de proyectos (PPM) es el análisis coordinado y el control de los proyectos de una empresa. Aunque muchos profesionales de negocios lo consideran relevante para la tecnología de la información, la mayoría de las industrias pueden implementar con éxito PPM. Las empresas a menudo emprenden múltiples proyectos simultáneamente que pueden restringir recursos tales como dinero, tiempo, personas y capacidad. Un objetivo probable de la gestión de proyectos y carteras es asignar esos recursos para ayudar a la empresa a obtener el mayor beneficio. PPM también puede ayudar a los gerentes a determinar la combinación óptima y la secuencia de los proyectos propuestos al considerar los factores del mundo real.
Cuando las organizaciones emprenden proyectos, a menudo se comprometen a niveles sustanciales de inversión. La gestión de la cartera de proyectos a veces se compara con la gestión de la cartera, ya que ambas requieren la supervisión de las inversiones. PPM a menudo permite a los gerentes optimizar, equilibrar y ajustar continuamente sus carteras, logrando así mayores retornos y reduciendo el riesgo general.
Las herramientas específicas, las aplicaciones de software y los procesos a menudo proporcionan la base para la gestión de la cartera de proyectos. Por ejemplo, el uso de árboles de decisión con nodos de ramificación puede detallar cada proyecto potencial en relación con el presupuesto de una sola cartera. Por lo tanto, es probable que los gerentes usen esa información para decidir qué proyectos pueden y no pueden permitirse. Otra herramienta puede construir una vista circular centralizada de proyectos mediante la cual los proyectos poco saludables, de bajo valor o duplicados se relegan al exterior del círculo. Los miembros del equipo de gestión del proyecto pueden calcular los rendimientos estimados de la inversión para todos los proyectos y publicar una instantánea del rendimiento anticipado de la cartera para evaluar qué proyectos son más significativos.
Las diversas medidas y estrategias que ofrece PPM pueden ayudar a los gerentes a alcanzar objetivos comerciales específicos. Por ejemplo, en lugar de centrarse solo en la comercialización y el desarrollo de proyectos, los principios de PPM generalmente incorporan factores cruciales adicionales como el financiamiento, la demanda de los clientes y el consumo de los recursos de la empresa. Por lo tanto, la decisión de invertir y los procesos para proceder con un proyecto pueden reflejar comparaciones de beneficios con costos.
Otra característica clara de PPM es su capacidad para evaluar y priorizar proyectos. Cada proyecto seleccionado por una empresa a menudo necesita ser evaluado en términos de su valor comercial y adhesión a la política. A medida que se expanden las capacidades de divulgación comercial de una empresa, es probable que su cartera también crezca. Por lo tanto, la gestión de la cartera de proyectos a menudo ayuda a las empresas a rechazar tareas que agotan recursos y aceptar proyectos que tienen sentido en términos de tiempo y dinero.
Si bien el conocimiento del desempeño individual de cada proyecto es importante, el impacto de cada proyecto en la cartera es igualmente importante. Por lo tanto, es probable que un gerente de proyecto determine cómo cada proyecto contribuye al logro general de la cartera, si algún proyecto puede inducir un impacto negativo en los proyectos venideros y qué proyectos de la cartera dependen de otros. Trabajar a este nivel puede requerir resumir datos clave para evitar la sobrecarga de información. La gestión de la cartera de proyectos puede, por lo tanto, proporcionar una sinopsis del rendimiento y el progreso, así como una medición de las estimaciones contra los costos reales.
Los procesos de gestión de la cartera de proyectos a menudo se consideran valiosos en tiempos de dificultades económicas, pero algunas empresas implementan estas estrategias como prácticas cotidianas. Sin PPM, una organización puede experimentar proyectos superpuestos o redundantes, proyectos que funcionan con propósitos cruzados o aquellos que no están alineados con las estrategias comerciales. Es probable que ocurran tales dificultades porque cada proyecto puede verse bien en el papel, pero los valores reales pueden no ser visibles hasta que se analicen con herramientas basadas en resultados.
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