Alrededor de 2004, con un aumento en las redes sociales, las personas y las empresas comenzaron a emplear el etiquetado colaborativo, también conocido como folksonomía. A medida que la práctica se hizo popular, se hizo necesaria la organización de estas etiquetas dentro de sus programas de software colaborativo y wikis de información comercial. La gestión de etiquetas permite referencias cruzadas de objetos y coherencias entre usuarios que hacen que la navegación y las búsquedas sean más eficientes. Hay dos formas de gestión de etiquetas disponibles a partir de 2011 que permiten la organización del «control cuesta arriba» y la «jardinería cuesta abajo». La necesidad de gestión de etiquetas está creciendo a medida que las etiquetas han crecido más allá de las redes sociales y se han convertido en marcadores empresariales, bases de datos de productos, wikis de gestión del conocimiento, sistemas de gestión de contenido de componentes y gestión de contenido web, entre otros.
Las etiquetas de control ascendente son para múltiples clasificaciones de un objeto, listas de etiquetas de autoridad predefinidas y etiquetas relacionadas con otras etiquetas en una afiliación sinónima. Las funciones de administración de etiquetas para la jardinería cuesta abajo son renombrar, eliminar, mover o fusionar etiquetas. A medida que las etiquetas permiten la referencia cruzada del prodigioso y rico contenido de Internet, crece la necesidad de administrar etiquetas.
Con el crecimiento de los sitios web de Internet, existen tareas de administración del sitio web que incluyen el seguimiento de los visitantes a los sitios y lo que hacen mientras están allí. Cuando el propietario de un sitio web quiere saber qué atrae a los visitantes, una de las formas de rastrear esto es incrustando etiquetas en el código subyacente del sitio. Sin un conjunto de prácticas estándar para administrar etiquetas, sin embargo, esto puede volverse confuso. Los esquemas para la gestión de etiquetas se desarrollan principalmente individualmente, algunos permiten el etiquetado público y otros no, y algunos permiten que solo el creador del sitio web establezca las etiquetas para las búsquedas. Un ejemplo de etiquetado público son los sitios web para compartir fotos, en los que los fotógrafos aficionados y profesionales pueden compartir fotos y etiquetar cada foto con sus propias opciones de etiquetas.
El etiquetado de conocimientos ayuda a organizar bases de datos de materiales de referencia, imágenes digitales y documentos. Las etiquetas para estos se denominan etiquetas de metadatos y se utilizan en sistemas de gestión del conocimiento. Este tipo de organización no solo recopila etiquetas, sino que crea perfiles de etiquetas de hiperdatos e hipervínculos que siguen hilos de conocimiento a anotaciones y comentarios. Las etiquetas de conocimiento son diferentes para el tipo de conocimiento que se almacena; tales como conocimiento conceptual, fáctico, tácito, metodológico y expectativo. Todos estos necesitan un plan de gestión de etiquetas.
Cada vez más, las personas se enfrentan a problemas casi idénticos en relación con las etiquetas y la gestión de etiquetas. Algunas organizaciones tienen distribución global de sitios pero no tienen una administración central de las etiquetas en esos sitios. Muchos se enfrentan a frustraciones con restricciones de una etiqueta, un proyecto, una línea de tiempo y a otros les gustaría cambiar de proveedor para su empresa, pero luego enfrentan el problema de administrar su tiempo invertido en etiquetas. En ausencia de un estándar particular para los términos asociados con las etiquetas y la administración de etiquetas y con el continuo crecimiento de Internet, será cada vez más imperativo implementar la administración con definiciones de términos, categorizaciones y prácticas de etiquetas fáciles de entender.
Inteligente de activos.