La videoconferencia es una conexión en tiempo real entre dos o más ubicaciones físicas que se compone de componentes de audio y video. En la mayoría de los casos, la videoconferencia típica permitirá una interacción completa entre las ubicaciones. Las telecomunicaciones interactivas de la videoteleconferencia han mejorado mucho desde los primeros intentos de combinar voz y video en una herramienta comercial viable en la década de 1970.
Como cualquier tipo de teleconferencia de audio, la videoconferencia requiere tecnologías que ayuden a crear un puente entre las ubicaciones involucradas en la reunión. La red utilizada para llevar a cabo la conferencia puede ser una red privada, como una serie de estaciones de videoconferencia instaladas en salas de conferencias en cada ubicación de una empresa determinada. Cuando este es el caso, el equipo puente a menudo reside en la sede corporativa, con centros y estaciones de conexión ubicados en cada sucursal de la empresa. Alternativamente, la corporación puede comprar e instalar las estaciones pero usar un servicio de videoconferencia independiente para funcionar como el centro de conexión para las reuniones.
También es posible organizar videoconferencias entre estaciones que no forman parte de una red integrada. Cuando este es el caso, es necesario que el proveedor de videoconferencias lleve a cabo lo que se conoce como una certificación del sitio. Básicamente, esto implica que el equipo puente se conecte de antemano con cada ubicación o sitio que participará en la reunión. Por lo general, esto se hace uno o dos días antes de la sesión de videoconferencia en vivo, y da tiempo para resolver los pequeños problemas que podrían afectar la reunión real.
En los primeros años, las videoconferencias solían ser caras y variadas en calidad de video. A menudo, la transmisión de video entre ubicaciones se demoraba unos segundos con la transmisión de voz. Durante la década de 1990, las innovaciones en tecnología ayudaron a reducir este desfase entre las transmisiones de voz y video, y también mejoraron la calidad de la imagen. Al mismo tiempo, las videoconferencias se volvieron más rentables para las pequeñas y medianas empresas.
Hoy en día, la transmisión bidireccional de video y voz en muchas redes de videoconferencia ha mejorado enormemente. Junto con conexiones más confiables y una calidad de imagen mejorada, la videoconferencia hoy en día a menudo hace posible disfrutar de características tales como la colaboración visual que involucra gráficos como parte de la transmisión. Esto se logra con paquetes de software colaborativo que son compatibles con la mayoría de los principales equipos de videoconferencia del mercado actual.