Un libro auxiliar es una subunidad del libro mayor. La subunidad contiene información más detallada que el libro mayor. Por ejemplo, el libro mayor de una empresa contiene líneas de pedido para cada actividad comercial diferente. Sin embargo, las partidas que representan las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar tienen libros auxiliares con información adicional. Estos libros adicionales tienen cuentas para cada individuo o empresa que le debe dinero a la compañía o tiene un reclamo contra los activos de la compañía, respectivamente.
El uso de libros auxiliares crea un libro mayor más limpio. En lugar de agrupar todos los bits de información financiera en un libro mayor, el uso de libros adicionales puede ayudar a crear un mejor proceso de presentación de informes. Las empresas a menudo tienen la capacidad de crear y usar tantos libros auxiliares como deseen. La única advertencia es que cada libro auxiliar sube a la partida individual en el libro mayor. Todas las cifras deben equilibrarse con la partida del libro mayor.
El elemento de línea en un libro mayor que representa un libro auxiliar se conoce como una cuenta de control. La cuenta de control dicta toda la información informada en la línea de pedido del libro mayor. Esto es común en los sistemas de contabilidad computarizados. Cuando las empresas establecen un nuevo libro auxiliar, deben determinar qué cuenta de control cubre el libro mayor.
Las conciliaciones de cuentas también son más fáciles cuando una empresa crea un libro auxiliar individual para su información financiera. Los contadores pueden separar qué libros son propensos a errores y errores. Estos libros de contabilidad individuales se configuran para una conciliación mensual. El proceso implica tomar el total del libro mayor y equilibrarlo al total desde el libro auxiliar. Las diferencias entre los dos requieren investigación para descubrir y corregir cualquier problema.
Las empresas no enfrentan requisitos para agregar libros auxiliares a sus sistemas de contabilidad general. El uso de libros de contabilidad individuales es simplemente un sistema de gestión de datos financieros. Desglosar cierta información generalmente ayuda a las partes interesadas a evaluar la salud financiera de la empresa. También proporciona transparencia para los prestamistas e inversores que buscan en los libros de la compañía.
Es posible tener demasiadas subunidades de un libro mayor. Cuando esto sucede, una compañía gasta grandes cantidades de tiempo equilibrando cada libro individual con el libro mayor general. Si el libro de contabilidad individual contiene información que no continúa a perpetuidad, entonces el libro de contabilidad es innecesario. Esto dará como resultado la revisión del libro mayor para garantizar que no se publique información allí, y el saldo sea cero en cada período contable. Los contadores pasan más tiempo administrando un libro de contabilidad vacío cuando esto sucede.
Inteligente de activos.