Un servidor de correo de voz es un servidor informático que puede almacenar una gran cantidad de mensajes de correo de voz; Por lo general, es utilizado por empresas en lugar de individuos debido al costo de operación y mantenimiento. Como la mayoría de los servidores, un servidor de correo de voz puede almacenar grandes cantidades de memoria, por lo que puede almacenar miles de mensajes de voz a la vez. Para el almacenamiento, un correo de voz se convierte en un archivo de audio y se almacena en el servidor. Este tipo de servidor comúnmente tiene muchas bandejas de entrada diferentes, por lo que cada empleado o usuario puede recibir mensajes de forma privada, sin que un administrador tenga que enrutar correctamente los correos de voz. El servidor en el que se almacenan los mensajes de voz puede enviar correos electrónicos o mensajes de texto a los usuarios para que sepan que los nuevos mensajes de voz han ingresado al servidor.
Muchos servidores están diseñados para almacenar información y enrutar datos de un destino a otro, y un servidor de correo de voz realiza ambas tareas. Este servidor debe poder contener cientos, si no miles, de mensajes de voz a la vez, especialmente para las grandes corporaciones con muchos empleados. Los correos de voz pueden ser necesarios para los usuarios, especialmente en empresas en las que los empleados reciben con frecuencia pedidos o solicitudes de clientes a través del correo de voz, por lo que el servidor debe poder guardar archivos de forma segura sin borrarlos accidentalmente.
Para enrutar archivos al lugar correcto, la mayoría de las aplicaciones del servidor de correo de voz incluyen muchas bandejas de entrada separadas, una para cada empleado o departamento, dependiendo de cómo se opere la empresa. Tener bandejas de entrada separadas garantiza que cada persona reciba sus mensajes de voz con un mínimo de problemas. Esto también hace que sea más fácil para los administradores, porque el enrutamiento manual de los mensajes de voz puede llevar horas y puede ser muy difícil si no se enumeran todos los mensajes de voz que ingresan al sistema.
Los mensajes de voz son esencialmente archivos de audio grabados. Una vez que se graban los correos de voz, el servidor de correo de voz los convierte en archivos de audio genéricos que la mayoría de los teléfonos móviles o computadoras podrán reproducir sin la necesidad de un software especial. Los bloqueos y cifrados se colocan generalmente en el archivo de audio para mantener los mensajes a salvo de los piratas informáticos.
Cuando un servidor de correo de voz recibe nuevos mensajes de voz, generalmente alerta a la persona propietaria de la bandeja de entrada a través de un correo electrónico o mensaje de texto. El servidor no solo puede enviar alertas a muchos dispositivos, sino que también se pueden usar muchos dispositivos para acceder al servidor de correo de voz. Cualquier dispositivo que tenga acceso a Internet se puede utilizar para recuperar y reproducir mensajes de voz desde este servidor, lo que hace que sea mucho más fácil para el usuario escuchar sus mensajes.