Una carpeta virtual es una herramienta que se utiliza en el almacenamiento y la organización de datos a través de un sistema operativo (SO) que permite un acceso más fácil a varias unidades o sistemas. Los usuarios de computadoras pueden crear este tipo de carpeta a través de un sistema operativo u otra utilidad y luego completarla con varios archivos y datos. Sin embargo, ninguna de esta información existe realmente dentro de la carpeta virtual, sino que se encuentra en una carpeta o directorio real en un disco duro u otro dispositivo de almacenamiento de datos. Esta carpeta se utiliza simplemente para organizar los archivos de modo que se pueda acceder a ellos rápida y fácilmente desde una única ubicación, en lugar de buscar cada uno individualmente.
El uso de una carpeta virtual permite a un usuario de computadora crear un directorio o ubicación donde se puede acceder a varios archivos incluso si están en otras ubicaciones. Por ejemplo, alguien puede estar usando una computadora que contiene dos discos duros y está conectada a una red con archivos en otros sistemas. Normalmente, ese usuario necesitaría navegar a través de varias carpetas y unidades para encontrar los datos contenidos en cada una de estas ubicaciones. Si esta información es importante y se utiliza con frecuencia, el acceso a todos estos archivos podría requerir una gran cantidad de tiempo y reducir la productividad.
Una carpeta virtual alivia gran parte de esta molestia y permite acceder a la información mucho más fácilmente. Esta «carpeta» generalmente se crea como una consulta de búsqueda que se guarda y almacena como un archivo que el sistema operativo de la computadora puede usar más adelante. Un usuario de computadora, por ejemplo, podría ejecutar una búsqueda de cada archivo que se haya etiquetado con la etiqueta «work_project_November». Esta búsqueda volvería con cada uno de los archivos que se hayan etiquetado adecuadamente.
Cuando ese usuario de la computadora acceda a la carpeta virtual para esa búsqueda anterior, el sistema mostrará rápidamente todos los resultados encontrados anteriormente. El sistema operativo puede diseñarse con una interfaz de usuario (UI) que hace que el resultado de la búsqueda funcione como una carpeta, mostrando archivos y datos para el usuario. Se trata esencialmente de una carpeta virtual que no contiene datos reales, pero sirve como acceso a la información.
Si el usuario de la computadora tenía archivos en varias unidades y dispositivos que están etiquetados correctamente, entonces el sistema operativo puede encontrarlos y acceder a ellos juntos en la carpeta virtual. Al usar esta carpeta de un solo archivo, el usuario puede acceder rápidamente a todos estos datos. Por lo general, la nueva información se puede agregar fácilmente y los archivos incorrectos se pueden eliminar o etiquetar de manera diferente para acceder a ellos en el futuro. Todos los datos permanecen en su ubicación original y la carpeta virtual simplemente actúa como un método organizado para encontrarlos.