Una entrada de diario es una transacción contable que registra información financiera en el libro de contabilidad de una empresa. Los libros de contabilidad a menudo se componen de varias revistas. Los tipos de diarios contables pueden incluir general, ventas, compras, recibos de efectivo y desembolsos de efectivo. El diario general contiene toda la información financiera de la empresa, incluidos los totales agregados de los otros diarios. Cada entrada de diario registrada por la compañía generalmente contiene un débito y un crédito, basado en el sistema de contabilidad tradicional de doble entrada utilizado en todo el mundo.
La información de entrada en el diario generalmente incluye números de cuenta, una breve descripción de la transacción, el monto en dólares y un número de referencia específico. Esta información detallada ayuda a las compañías a rastrear la información financiera registrada en los diversos diarios contables de la compañía. Tradicionalmente, las entradas del diario enumeran todos los débitos primero, seguidos de los créditos. Este formato crea una presentación clara para la información financiera incluida en la entrada. Las hojas de registro de entrada de diario también pueden incluir las iniciales del contador o contadores que han publicado la entrada o entradas del diario. Esta información proporciona a los gerentes de contabilidad una pista de auditoría precisa cuando revisan entradas de diario para mayor precisión y validez.
Las compañías pueden utilizar varios tipos de entradas de diario. Las entradas del diario pueden incluir una entrada básica, una entrada inversa, una entrada recurrente y una entrada de ajuste. Las entradas básicas generalmente representan el registro inicial de información financiera específica. Estas entradas pueden registrarse a medida que ocurren transacciones financieras o al final de un período contable. Las empresas generalmente establecen una política de cuenta para determinar cuándo se registrarán las entradas de diario básicas. La grabación de entradas de diario básicas depende de la cantidad de entradas, el tamaño de la empresa y la puntualidad en la que las empresas necesitan tener información financiera registrada.
Las entradas inversas se pueden usar para corregir entradas básicas que un contador haya registrado de manera incorrecta. Este tipo de entrada también puede establecer acumulaciones o aplazamientos que deben revertirse en un período de tiempo futuro. Las empresas pueden acumular o diferir ingresos, gastos u otra información financiera según las pautas contables. Las empresas que utilizan software de contabilidad automatizado suelen configurar entradas reversas utilizando la función de retraso de tiempo del software.
Los asientos de diario recurrentes generalmente registran la misma información cada mes en el sistema contable de una empresa. Estas entradas pueden configurarse utilizando una plantilla estándar que incluye los números de cuenta y otra información general para la entrada de cada mes. La única información que cambia en una entrada periódica del diario son los números financieros.
Las entradas de ajuste se utilizan para corregir los números financieros o las cuentas contables utilizadas en la entrada de diario básica. Estas entradas también pueden usarse para corregir las entradas del diario registradas en el diario incorrecto por los contadores, o cualquier información que deba corregirse en una fecha posterior a que se haya registrado la entrada básica del diario.
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