Una teleconferencia es una reunión o conferencia que se realiza a través de un teléfono o una conexión de red entre participantes en ciudades remotas o sitios de trabajo. Existen muchos tipos de teleconferencias, con la forma más simple que implica el uso de un teléfono con altavoz en cada ubicación para realizar una audioconferencia. Las reuniones de teleconferencia más sofisticadas implican el intercambio de audio, video y datos. El término teleconferencia también puede referirse a un evento en vivo que se transmite vía satélite a varios lugares simultáneamente.
Aunque la teleconferencia es un término amplio que incluye una variedad de opciones, los conceptos básicos para todas las teleconferencias implican el uso de equipos de telecomunicaciones, usuarios en múltiples ubicaciones y comunicación colaborativa entre los participantes. La audioconferencia básica es, en esencia, una llamada de conferencia. Los gráficos de audio, otra forma de teleconferencia, permiten a los participantes compartir gráficos, documentos y videos además del audio; e involucra equipos adicionales como tabletas electrónicas, escáneres y terminales de datos de voz.
El correo electrónico es un ejemplo común de teleconferencia por computadora. Mediante el uso de equipo adicional, principalmente una cámara de televisión, una videoconferencia se asemeja más a una reunión cara a cara, incorporando la capacidad de ver a los participantes en todos los lugares. Muchas empresas tienen una sala de videoconferencia equipada permanentemente con el equipo necesario.
Las muchas ventajas de la teleconferencia para escuelas y empresas incluyen el ahorro en tiempo de viaje y costos para llevar a todos los participantes a un solo lugar. En el caso de un asunto urgente, realizar una teleconferencia puede ser mucho más rápido que organizar una reunión. Otra ventaja es que, debido a la accesibilidad, una teleconferencia permite que grandes grupos de participantes se sientan incluidos en las reuniones y la toma de decisiones. Si es necesario, una escuela o empresa puede encriptar las señales para garantizar la seguridad de las comunicaciones durante una teleconferencia.
Al elegir el equipo para una teleconferencia, considere varios factores. Si usa una cámara web, pruébela con anticipación para determinar si la cámara está a una distancia aceptable. Una línea telefónica con cable es lo mejor para mayor claridad. Si se utiliza un teléfono inalámbrico, prepárese para cambiar las frecuencias en caso de interferencia durante la teleconferencia.
Los teléfonos celulares y los altavoces deben usarse como último recurso. Los teléfonos celulares con frecuencia encuentran interferencia y los teléfonos con altavoz captan el ruido de fondo y a menudo producen ecos. Los micrófonos son útiles para reducir el ruido de fondo.
Una teleconferencia requiere reglas específicas de etiqueta. Cada participante debe anunciar cuándo inicia o cierra sesión en una teleconferencia. Los involucrados deben hablar clara y lentamente, evitar el habla monótona y describir cualquier lenguaje corporal importante para la conversación. Debido a la sensibilidad del equipo telefónico, los participantes deben evitar ruidos extraños como hojear el papeleo o tocar los dedos o el lápiz.
Es útil desde el punto de vista del compromiso utilizar los nombres de los participantes durante la reunión. Varíe con frecuencia el altavoz para que no se pierda la atención. Solicite regularmente comentarios o respuestas.
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