Asistente de oficina es un término vago que puede describir muchos tipos diferentes de trabajos trabajados en una oficina. A veces se puede usar como sinónimo de palabras como asistente administrativo, o puede referirse al personal de apoyo de la oficina que ayuda en el trabajo de asistentes administrativos, asistentes ejecutivos o secretarias. El asistente de oficina promedio puede realizar una variedad de trabajos en el entorno de la oficina y, en general, necesita habilidades básicas de oficina para el trabajo.
Un asistente de oficina de este último tipo podría realizar cualquiera de los siguientes trabajos:
Contestar telefonos
Archivar y organizar información
Tomar mensajes
Hacer recados
Tipo de propiedad
Hacer entrada de datos o procesamiento de textos
Trabajar para apoyar a otro personal de oficina
Opere equipos de oficina como fotocopiadoras o máquinas de fax
Use programas específicos como Microsoft Word, Excel o Access
Proporcionar soporte al cliente
Ayuda con contabilidad de oficina
Los asistentes de oficina más avanzados podrían ser responsables de administrar una oficina, apoyar directamente a los ejecutivos y supervisar a otros empleados de la oficina. Por lo general, cuando el apoyo a los ejecutivos o empleados de alto nivel es más directo, el asistente de oficina puede denominarse asistente administrativo o ejecutivo. Si el asistente de la oficina supervisa a otros empleados, se le puede llamar gerente de la oficina.
Con frecuencia, los asistentes de oficina deben ser empleados de «todos los oficios». Deben tener buenas habilidades de mecanografía, estar dispuestos a recibir órdenes de otros empleados, estar listos para trabajar en una variedad de capacidades y tener al menos un conocimiento inicial del software de oficina típico. El trabajo puede variar de un día a otro y puede depender de las necesidades actuales de la oficina. Es posible que esté ingresando datos un día, presentando el siguiente y enviando por fax o enviando materiales promocionales por correo otro día. A veces, si la oficina se basa en el servicio al cliente, el grado de ocupación puede depender del tráfico de clientes.
Un asistente de oficina puede haber completado programas de certificación a través de escuelas de comercio o colegios comunitarios. Otros tienen diplomas de secundaria, y pocos carecen incluso de eso. Las principales habilidades que se buscan son la capacidad de escribir de forma rápida y precisa, los buenos modales telefónicos, las buenas habilidades con las personas y la capacidad demostrada para organizarse. Otras compañías quieren asegurarse de que pueda trabajar con software de oficina, y algunas compañías requieren que realice pruebas en dicho software para demostrar su capacidad.
Cuando los asistentes de oficina son realmente asistentes directos de los profesionales, sus trabajos pueden estar más enfocados. Básicamente harán las tareas de oficina que sean necesarias para que el profesional no tenga que hacerlo. Los asistentes administrativos y ejecutivos tienden a tener más experiencia con el software de oficina y, a menudo, actúan entre los clientes y sus ejecutivos. Pueden administrar oficinas y contratar asistentes de bomberos que pueden ayudarlos con su trabajo de apoyo al profesional.
Dado que el término puede significar muchas cosas, el rango de pago también puede ser variable. El asistente de oficina con habilidades mínimas de oficina puede ganar poco más del salario mínimo. Los asistentes administrativos pueden exigir un salario más alto, con un salario promedio en el rango de $ 30,000 dólares estadounidenses (USD). Muchos ganan mucho más que esto, dependiendo de su experiencia y responsabilidades laborales.