Comment choisir le meilleur flux de travail de publication?

Le flux de travail de publication décrit le chemin emprunté par un document de la phase d’écriture à la publication. Le meilleur flux de travail de publication pour votre entreprise dépend de la taille et de la composition de votre personnel. Votre système est limité par les limites de votre processus d’impression et de votre logiciel de publication. Il est également important de choisir un processus de workflow de publication pouvant passer par diverses formes de communication. Votre choix d’un flux de travail d’entreprise doit équilibrer les préoccupations budgétaires, l’efficacité et la précision.

La taille de votre lieu de travail dictera votre processus de workflow de publication idéal. L’ensemble de votre personnel peut être impliqué dans l’édition de documents écrits dans un petit bureau. Ce flux de travail impliquerait un « round robin » de modifications suivi d’une livraison à l’imprimeur. Les grands bureaux présentent souvent plus de hiérarchie dans le traitement du flux de travail créatif. Votre flux de travail de publication dans un grand bureau peut impliquer la livraison d’un brouillon à un rédacteur en chef, un éditeur de section et un éditeur avant l’impression.

Le meilleur flux de travail pour votre entreprise doit anticiper les changements de personnel. Votre flux de travail doit être facilement expliqué aux nouveaux employés impliqués dans les publications. Les éditeurs temporaires, les écrivains et les graphistes doivent pouvoir s’intégrer facilement dans le processus. Une bonne règle de base lors du choix du meilleur flux de travail de publication consiste à concevoir un processus qui pourrait être expliqué au lecteur moyen de votre publication.

Vous devez tenir compte du logiciel utilisé par votre équipe de publications lorsque vous développez un diagramme de flux de travail. Votre système de flux de travail peut ralentir considérablement si vos rédacteurs, éditeurs et équipe d’impression utilisent des versions différentes du même logiciel. Ce problème est aggravé lorsqu’un rédacteur utilise un logiciel de publication incompatible avec votre logiciel bureautique. Votre flux de travail de publication doit anticiper ces problèmes en exigeant la compatibilité de tout le monde dans le processus.

Votre modèle de flux de travail idéal pourrait être utilisé avec votre approche actuelle de l’impression. Vous devrez probablement créer des sessions de révision et d’édition supplémentaires dans votre diagramme de flux de travail si vous utilisez l’impression offset. Votre flux de travail de publication peut être plus compact avec les services d’impression à la demande, mais le coût de chaque unité est plus élevé qu’avec l’impression offset. La taille et la fréquence des publications doivent également éclairer votre analyse de flux de travail. Vous pouvez apporter des corrections avec les quotidiens et les mémos plus facilement qu’avec les rapports annuels.

Votre système de flux de travail doit également être conçu pour résister aux interruptions de communication et de livraison de documents. Votre schéma doit indiquer aux éditeurs de conserver des copies numériques et imprimées des publications en cas de panne de courant. Le processus de workflow de publication doit également anticiper les pannes réseau qui déconnectent les équipes de rédaction de leurs imprimantes. Vos équipes de rédaction et de révision doivent utiliser des lecteurs portables, des ordinateurs portables et des impressions fréquentes pour livrer les publications à temps.

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