Comment choisir le meilleur système de commande?

Un système de bons de commande est la séquence d’étapes qu’un individu doit suivre pour demander l’acquisition de biens et de services à l’usage de l’entreprise. Ces systèmes fournissent une piste d’audit pour suivre le mouvement des ressources financières de l’entreprise. Plusieurs systèmes existent dans l’environnement commercial pour les systèmes. La plupart d’entre eux se concentrent sur la comptabilité et le système documentaire interne d’une entreprise. La sélection du meilleur système de bons de commande nécessite de prendre en compte un certain nombre de facteurs liés aux systèmes commerciaux d’une entreprise.

Les propriétaires et les dirigeants d’entreprise doivent décider s’ils souhaitent utiliser un système de commande d’achat manuel ou automatisé. Les systèmes manuels incluent généralement l’utilisation d’un cahier papier contenant des bons de commande numérotés séquentiellement. Un employé remplira le formulaire, qui requiert généralement le fournisseur, le prix, la quantité, la description et le code comptable, avant de le soumettre pour approbation. Ces documents comprennent généralement une copie carbone conservée au dossier. Un système automatisé fonctionne de la même manière, sauf que les employés utiliseront le logiciel commercial ou comptable de l’entreprise et rempliront un bon de commande électronique.

Le nombre de bons de commande qu’une entreprise générera dans le cadre de ses opérations normales jouera un rôle important lors de la sélection d’un système de bons de commande. L’utilisation d’un système manuel peut devenir fastidieuse et entraîner la perte de documents, obligeant les employés à recréer le bon de commande. De plus, les entreprises doivent généralement conserver ces documents pendant plusieurs années, en fonction des lois fédérales ou étatiques applicables. Un système de bon de commande automatisé peut atténuer certains de ces problèmes, bien que l’apprentissage et l’utilisation de la version informatisée puissent nécessiter plus de formation.

D’autres facteurs à considérer lors de la sélection d’un système de bons de commande sont le nombre d’employés utilisant les bons de commande et l’emplacement du bureau d’achat de l’entreprise. Permettre à plusieurs employés d’accéder et de créer des bons de commande peut obliger les entreprises à avoir plus de documents papier en main ou plus de noms d’utilisateur pour accéder au module de bon de commande. Les grandes organisations ont souvent un service des achats ou un responsable des achats pour gérer la commande d’achat lors de la passation des commandes. Le fait que plusieurs personnes remettent des bons de commande peut créer un débordement d’informations dans le service des achats. Les entreprises peuvent avoir besoin de limiter l’accès au système de commande d’achat pour éviter ce problème.

Les entreprises devront également tenir compte de la manière dont les commandes d’achat parviennent au service comptable. Les personnes du service de comptabilité doivent pouvoir accéder facilement au système afin d’examiner les bons de commande avant de payer les factures. Les auditeurs auront également besoin d’un accès pour déterminer comment l’information circule dans l’entreprise. L’incapacité de suivre le bon de commande à chaque étape du système peut entraîner des modifications du document qui compromettront une partie importante du processus de gestion de trésorerie de l’entreprise.

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