La rédaction d’une proposition professionnelle ne doit pas être difficile si vous gardez à l’esprit plusieurs considérations importantes. Tout d’abord, résistez à l’envie d’écrire pour impressionner, par exemple en utilisant un langage fantaisiste ou un jargon technique. Utilisez plutôt un langage simple qui explique clairement ce que vos lecteurs veulent et doivent savoir à propos de votre proposition. Deuxièmement, n’oubliez pas de vérifier les détails, par exemple en vous assurant qu’il n’y a pas de fautes de frappe ou d’erreurs de quelque nature que ce soit dans votre proposition. Troisièmement, gardez à l’esprit que votre objectif en rédigeant une proposition professionnelle est de persuader vos lecteurs de vous donner du travail, alors assurez-vous de suivre leurs instructions dans leur demande de proposition (RFP) et de les convaincre que vous et votre entreprise fournirez exactement ce que ils ont besoin.
Commencez la rédaction de votre proposition en notant ce que vos lecteurs attendent de vous dans la proposition. Essayez de voir la proposition de leur point de vue puisque vous essayez de leur vendre vos idées. Comment allez-vous répondre à leurs besoins ? Quels avantages auront-ils en choisissant votre entreprise pour travailler pour eux plutôt qu’une autre entreprise ? Quel travail avez-vous fait dans le passé qui fait de vous et de vos idées exactement la bonne solution pour cette proposition d’offre ?
Lorsque vous avez répondu à des questions comme celles-ci, prenez plus de notes afin d’avoir une image approximative mais claire de ce que vous allez inclure dans la DP ou dans un autre type de proposition comme celle que vous avez initiée. Ensuite, organisez et développez les informations que vous inclurez dans votre proposition professionnelle. Si vous utilisez un modèle de proposition, décidez de la meilleure façon d’organiser votre contenu dans sa structure. Sinon, vous voudrez peut-être consulter des exemples de propositions provenant de livres d’affaires ou de recherches en ligne pour vous donner une idée de la façon de présenter les informations de votre proposition de manière convaincante.
La conception et la mise en page de votre proposition professionnelle doivent convenir à votre secteur d’activité et à votre entreprise. La page de couverture doit inclure votre nom et vos coordonnées ainsi qu’un graphique intéressant qui intéressera vos lecteurs à votre idée. Un résumé d’une page décrivant les objectifs et les résultats du projet doit généralement suivre la page de couverture. De nombreux rédacteurs de propositions professionnels recommandent de rédiger le résumé en dernier afin que vous puissiez résumer votre proposition de manière convaincante et précise.
Les accompagnements visuels des propositions écrites sont indispensables dans le monde des affaires d’aujourd’hui. Cependant, gardez-les pertinents pour votre proposition professionnelle et assurez-vous qu’ils en font la promotion plutôt que de la nuire. Les graphiques de support peuvent augmenter la force de persuasion de votre texte et le garder intéressant. Pensez à inclure des graphiques et des tableaux utiles avec des informations statistiques pertinentes. Le nom, le logo, le slogan et les coordonnées de votre entreprise doivent apparaître de manière professionnelle dans votre proposition.
Les écrivains professionnels savent comment écrire pour répondre aux questions qu’ils anticipent que leurs lecteurs auront. Lisez la première ébauche de votre proposition et assurez-vous d’avoir répondu à toutes les questions que vous pouvez anticiper pour votre public. Repensez votre offre de prix et rendez-la compétitive, mais ne descendez pas trop bas pour obtenir le poste, car cela irait à l’encontre de votre propre objectif. Une bonne cible de pages pour une proposition professionnelle est de dix pages, bien que certaines propositions comportent 15 pages ou plus. Les propositions doivent être détaillées et approfondies, mais si elles sont également concises, elles peuvent garder le lecteur captivé.