Un assistant de direction consacre sa carrière à aider un responsable d’entreprise, généralement en fournissant une combinaison de conseils professionnels et de soutien administratif. Bien que les responsabilités associées au travail varient en fonction de la culture qui prévaut dans une entreprise donnée, il existe quelques tâches de base que tous les assistants effectuent. La plupart d’entre eux sont liés au travail de secrétariat, à la planification et à la gestion des contacts. De nombreux cadres considèrent leurs assistants comme des personnes de référence pour des idées, des recommandations et une aide confidentielle, et ils les assistent pour tout, de la photocopie aux points de presse.
Hiérarchie
Les entreprises ayant des assistants de direction attribuent généralement un assistant par cadre. L’assistant est responsable de la gestion des tâches qui lui sont déléguées par le cadre supérieur qui lui sert de supérieur immédiat. Dans de nombreux cas, les assistants ont des bureaux juste à l’extérieur des bureaux de leurs cadres, afin d’être aussi accessibles que possible.
Les assistants de direction ne répondent généralement qu’à leur supérieur nommé. Ils agissent en tant que confident et aide de bureau de cette personne. Tout ce que l’exécutif a besoin de faire, l’assistant le fait. Ils peuvent accompagner leur exécutif aux réunions d’affaires et sont chargés de connaître les détails des autres participants. Selon les besoins de l’exécutif, des assistants peuvent également venir en déplacement professionnel. À ce titre, l’assistant est généralement responsable de la gestion du calendrier de l’exécutif, de l’organisation des réunions et de s’assurer qu’il a lu le bon document d’information et qu’il est prêt à faire toutes les présentations ou remarques nécessaires.
Tâches de bureau
Tout dans le travail n’est pas aussi glamour que les voyages et les réunions de haut niveau. Bon nombre des tâches quotidiennes d’un adjoint de direction sont de nature administrative. Les assistants sont généralement chargés de gérer les documents de leur supérieur. Cela comprend le courrier, les correspondances entre les bureaux et le classement de base. L’assistant peut également être appelé à gérer un calendrier, à suivre les heures de réunion, les rendez-vous officiels et les contacts importants.
Exigences de gestion
Selon la structure et la taille de l’entreprise, un assistant de direction peut avoir un ou plusieurs assistants pour l’aider dans la charge de travail. Il s’agit généralement de secrétaires ou d’employés de bureau plus débutants. L’assistant de direction est généralement chargé de gérer leurs tâches et de leur déléguer des tâches selon les besoins.
Dans la plupart des cas, le dirigeant de l’entreprise a peu ou pas son mot à dire sur la structure de secrétariat mise en place par son assistant. Les décisions sur la discipline, les éloges et les augmentations sont souvent laissées à la discrétion de l’assistant, souvent en consultation avec le service des ressources humaines de l’entreprise.
Formation et expérience
L’obtention d’un emploi d’assistant de direction nécessite généralement une combinaison de formation et d’expérience pratique. En général, les cadres s’attendent à ce que leurs assistants soient des experts des politiques et procédures de l’entreprise et qu’ils maîtrisent les fonctions de bureau de base. Il n’est pas rare qu’un salarié devienne assistant de direction après avoir occupé un autre poste au sein de la structure de l’entreprise. De nombreux secrétaires de niveau inférieur, par exemple, accèdent au statut d’assistant de direction après plusieurs années de bons résultats au travail.
La plupart des entreprises préfèrent que les assistants détiennent un certain type de diplôme. Des cours en gestion, en ressources humaines ou même en sociologie peuvent être bénéfiques, mais il suffit généralement de détenir un diplôme dans quelque chose. Les responsables du recrutement des entreprises considèrent souvent les études collégiales comme une marque de prestige et d’intelligence globale plutôt que comme une source de connaissances spécifiques liées à l’emploi.
Cependant, cela ne veut pas dire qu’un diplôme universitaire est requis pour devenir assistant de direction. Dans de nombreux cas, l’expérience est plus importante que l’éducation formelle. Bien qu’il puisse être difficile d’être embauché au niveau de la direction immédiatement après le lycée, quelqu’un qui n’a qu’un diplôme d’études secondaires et qui a passé plusieurs années à travailler comme membre du personnel de soutien dans une entreprise peut être le candidat le plus convaincant. Les entreprises sont souvent plus intéressées par la capacité d’un candidat à effectuer le travail que les écoles nommées sur un curriculum vitae.
Prestige et Avantages
Les assistants de direction sont généralement considérés comme un peu élitistes, du moins en ce qui concerne le personnel de soutien. Ils ont tendance à avoir des privilèges non partagés par les autres adjoints administratifs, tant en termes de ressources que de salaire. Dans certaines entreprises, un assistant de direction avec une longue durée peut être admissible à participer à des programmes de retraite ou à d’autres avantages non disponibles pour les employés occupant des postes inférieurs.
Relation avec les assistants personnels
Dans certains cas, les assistants de direction peuvent également effectuer certaines tâches personnelles, telles que ramasser le nettoyage à sec ou organiser des vacances pour un animal de compagnie. Cependant, ce ne sont pas des obligations professionnelles normales. La plupart du temps, ces types d’emplois non administratifs sont les tâches d’un assistant personnel. Il peut être facile de confondre assistants personnels et assistants de direction, bien que le travail qu’ils effectuent soit techniquement distinct. Le seul rôle officiel d’un adjoint de direction est d’aider un supérieur à réussir dans son travail. Un assistant personnel, d’autre part, est généralement chargé d’aider une personne importante à organiser sa vie en général, à la fois personnellement et professionnellement.