Assistant de bureau est un terme vague qui peut décrire de nombreux types d’emplois différents travaillés dans un bureau. Il peut parfois être utilisé comme synonyme de mots comme assistant administratif, ou il peut faire référence au personnel de soutien administratif qui aide le travail des assistants administratifs, des assistants de direction ou des secrétaires. L’assistant de bureau moyen peut occuper une variété d’emplois dans le bureau et a généralement besoin de compétences de base en bureautique pour le travail.
Un assistant de bureau de ce dernier type peut effectuer l’un des travaux suivants :
Répondre aux téléphones
Classer et organiser les informations
Prendre des messages
Faire des courses
Type
Faire de la saisie de données ou du traitement de texte
Travailler pour soutenir les autres membres du personnel du bureau
Utiliser du matériel de bureau comme des photocopieurs ou des télécopieurs
Utilisez des programmes spécifiques comme Microsoft Word, Excel ou Access
Fournir un support client
Aide à la comptabilité du bureau
Des assistants de bureau plus avancés pourraient être chargés de gérer un bureau, de soutenir directement les cadres et de superviser les autres employés de bureau. Généralement, lorsque le soutien aux cadres ou aux employés de haut niveau est plus direct, l’assistant de bureau peut être qualifié d’assistant administratif ou de direction. Si l’assistant de bureau supervise d’autres employés, il peut être appelé chef de bureau.
Souvent, les assistants de bureau doivent être des employés « touche-à-tout ». Ils doivent avoir de bonnes compétences en dactylographie, être disposés à prendre des commandes d’autres employés, être prêts à travailler dans une variété de capacités et avoir au moins une connaissance initiale des logiciels de bureau typiques. Le travail peut varier d’un jour à l’autre et peut dépendre des besoins actuels du bureau. Vous pouvez saisir des données un jour, les classer le lendemain et faxer ou envoyer du matériel promotionnel un autre jour. Parfois, si le bureau est basé sur le service client, la mesure dans laquelle vous êtes occupé peut dépendre du trafic client.
Un assistant de bureau peut avoir terminé des programmes de certificat dans des écoles de métiers ou des collèges communautaires. D’autres ont un diplôme d’études secondaires, et peu en manquent même. Les principales compétences recherchées sont la capacité de taper rapidement et avec précision, de bonnes manières au téléphone, de bonnes relations interpersonnelles et une capacité démontrée à être organisée. D’autres entreprises veulent s’assurer que vous pouvez travailler avec des logiciels de bureautique, et certaines entreprises exigent que vous passiez des tests sur ces logiciels pour démontrer leur capacité.
Lorsque les assistants de bureau sont vraiment des assistants directs pour les professionnels, leur travail peut être plus ciblé. Ils effectueront essentiellement toutes les tâches de bureau nécessaires pour que le professionnel n’ait pas à le faire. Les assistants administratifs et exécutifs ont généralement plus d’expérience avec les logiciels de bureautique et servent souvent d’intermédiaire entre les clients et leurs dirigeants. Ils peuvent gérer des bureaux et embaucher et licencier des assistants de bureau qui peuvent les aider dans leur travail de soutien au professionnel.
Étant donné que le terme peut signifier tant de choses, la fourchette de rémunération peut également être variable. L’assistant de bureau avec des compétences de bureau minimales peut gagner peu au-dessus du salaire minimum. Les assistants administratifs peuvent exiger un salaire plus élevé, avec un salaire moyen de l’ordre de 30,000 XNUMX $ US (USD). Beaucoup gagnent beaucoup plus que cela, en fonction de leur expérience et de leurs responsabilités professionnelles.