Le travail principal de tout chef de projet est d’organiser les personnes et de gérer différentes tâches afin d’atteindre un objectif spécifique. Ce qu’est cet objectif ou « projet » peut varier considérablement. Parfois, c’est la publication d’un rapport ou l’organisation d’une conférence ; il peut également s’agir de l’achèvement d’un bâtiment ou d’une rénovation, ou de l’exécution d’un projet de design d’intérieur. Bien que les paramètres puissent être très différents, les gestionnaires partagent certains attributs universels. Tous se concentrent sur la gestion des personnes, d’une part, et tous nécessitent une vue d’ensemble des tâches individuelles qui doivent être accomplies pour que l’objectif soit atteint. Une grande partie du travail d’un chef de projet consiste à établir un plan d’action directeur, puis à s’assurer que toutes les pièces sont en place pour mener à bien ce plan.
Objectifs généraux
Les chefs de projet sont essentiellement des leaders qui organisent l’action dans une direction particulière. Ils ont généralement été chargés de terminer quelque chose de spécifique, puis ont été dotés d’un personnel – souvent appelé «équipe» – pour aider à atteindre l’objectif. Les gestionnaires commencent généralement par décomposer l’objectif final le plus important en plus petits morceaux, puis fixent des délais internes pour l’achèvement de chaque composant. L’agenda est une partie importante du travail, tout comme les évaluations régulières du personnel et les discussions d’encouragement, si nécessaire.
De nombreux experts en gestion de projet disent que, pour réussir, un gestionnaire doit équilibrer quatre domaines principaux. Il doit comprendre la portée du projet. Le gestionnaire doit trouver les bonnes personnes et les bons matériaux, et les utiliser efficacement. Toutes les tâches doivent être planifiées afin qu’elles soient terminées à temps. Le gestionnaire de projet doit également s’assurer que le projet est réalisé dans les limites du budget qui lui est assigné.
Importance de la coordination
L’une des parties les plus importantes du travail d’un chef de projet est la coordination du personnel. Le manager doit être capable de créer des équipes qui seront efficaces et motivées pour produire un bon travail en permanence. La capacité de déléguer des tâches et des responsabilités est essentielle, et les managers doivent être prêts à intervenir et à apporter des changements en cas de problème ou de retard.
Pour coordonner un projet avec succès, le gestionnaire doit être conscient de ce que fait chaque membre de l’équipe et si cette personne respectera ou non ses délais. De nombreux chefs de projet utilisent des logiciels spéciaux pour les aider à suivre cela. Ce logiciel permet souvent aux membres de l’équipe de discuter du projet entre eux, de voir les listes de tâches du projet et qui est responsable de quelles tâches, et de partager des fichiers et des documents. Cela peut également permettre aux gestionnaires de voir quelles tâches sont dans les délais et où en est le projet en termes de budget. Ce type de logiciel est particulièrement utile pour les grands projets et les équipes.
Projets conceptuels basés sur le bureau
Dans les bureaux d’entreprise et autres, la plupart des projets qui nécessitent l’attention d’un gestionnaire ont trait à la recherche et à la rédaction. Les rapports d’actionnaires, les principaux résumés des résultats et les publications publiés par des laboratoires scientifiques ou des organisations à but non lucratif sont souvent des efforts complexes qui nécessitent de nombreuses étapes différentes pour passer du « stade de l’idée » à la réalisation. Les chefs de projet dans ces contextes agissent généralement en tant que coordinateurs de l’information, en veillant à ce que tous les éléments nécessaires soient réunis de la bonne manière.
Les projets de bureau nécessitent généralement beaucoup de collaboration en personne, que le chef de projet organise généralement. Il ou elle garde une trace de qui fait quoi en programmant des entretiens ou en suivant les progrès par voie électronique, généralement via des bases de données ou des communications numériques comme le courrier électronique. Les chefs d’équipe sont également généralement responsables de la préparation du produit final, qui comprend la relecture et les modifications de dernière minute. Le succès ou l’échec du projet repose généralement sur les épaules du manager, et il ou elle doit être capable de justifier tous ses choix auprès des supérieurs de l’entreprise.
Exécuter des projets physiques
Il est souvent beaucoup plus facile de voir le travail quotidien d’un chef de projet lorsque le projet est quelque chose de tangible, comme une entreprise de construction ou d’aménagement paysager. Dans ces contextes, les gestionnaires agissent généralement en tant que chefs de site, en s’assurant que tous les membres de l’équipe ont un travail et comprennent exactement ce qu’ils sont censés faire. Ce type de leader est généralement responsable de l’organisation de tous les outils et fournitures nécessaires, et doit également servir d’intermédiaire entre les personnes qui possèdent le terrain ou le bâtiment en cours de travail et celles qui coordonnent le travail à effectuer. Ce travail nécessite souvent une combinaison de planification au bureau et de visites et de coordination réelles sur site.
Compétences et expérience nécessaires pour obtenir le poste
Il faut généralement beaucoup d’expérience pour décrocher un poste de chef de projet. La plupart du temps, les gestionnaires sont choisis au sein d’une organisation, c’est-à-dire qu’ils sont sélectionnés en fonction de leur expérience dans le type de travail qui doit être géré et coordonné. Cela dépend beaucoup de l’industrie et du projet en cause, mais une formation avancée dans le domaine d’intérêt ou en gestion des affaires ou du personnel peut également être utile.
De nombreuses personnes intéressées à assumer des rôles de gestion de projet suivent des cours pour obtenir une certification. Les programmes sont proposés par un certain nombre d’écoles différentes, bien que la certification Project Management Professional (PMP) du Project Management Institute soit largement respectée. Il est de plus en plus courant pour les entreprises qui embauchent des chefs de projet externes de mentionner spécifiquement ces informations d’identification dans leurs offres d’emploi.