De nombreuses entreprises demandent à d’autres entreprises de fournir des produits ou des services essentiels au fonctionnement de l’entreprise. Par exemple, un cabinet d’avocats peut avoir besoin des services d’une société de photocopie lorsqu’il a des volumes élevés de copie. Un coordinateur de contrat aide à trouver la bonne entreprise pour fournir un produit ou un service. Elle peut également négocier un contrat entre deux ou plusieurs entreprises. En outre, un coordinateur de contrat peut s’assurer que les termes du contrat sont respectés et qu’aucune des parties n’a violé le contrat.
L’une des premières tâches du coordinateur de contrat peut être de trouver une entreprise qui peut fournir les biens ou les services nécessaires. Par exemple, le coordinateur d’un cabinet d’avocats à la recherche d’une entreprise de photocopie peut s’entretenir avec plusieurs représentants de diverses entreprises de photocopie pour voir s’ils peuvent gérer de gros volumes de copies et un délai d’exécution rapide. À ce stade, le coordonnateur du contrat peut également commencer à discuter des prix.
Une fois qu’une entreprise a été sélectionnée, le coordinateur du contrat peut négocier le contrat ; elle peut également définir les termes du contrat, décrire toutes les attentes et définir les conditions qui entraîneraient la fin du contrat. Dans de nombreux cas, le contrat sera examiné par un avocat ou une personne de la haute direction avant d’être finalisé.
Une fois le contrat signé par les deux parties, le coordinateur du contrat est généralement responsable du maintien du contrat. Elle peut vérifier pour s’assurer que les services ou le produit sont de la qualité attendue. Elle peut également voir que les termes du contrat sont maintenus. Sinon, elle peut décider de résilier le contrat, notamment s’il y a des clauses dans le contrat qui lui permettent de le faire. Par exemple, si un cabinet d’avocats est constamment préoccupé par les qualités des copies que la société de service de copie sous contrat a faites ou si les délais sont fréquemment manqués, le coordinateur du contrat peut avoir des motifs de résilier le contrat.
Plusieurs fois, le coordinateur de contrat travaille avec des gestionnaires dans un large éventail d’entreprises. Elle peut travailler avec les managers de sa propre entreprise pour signer les contrats qu’elle a mis en place ainsi qu’avec les managers d’autres entreprises lors de la négociation des termes du contrat. En somme, elle doit avoir de bonnes compétences en communication et être capable d’analyser une grande variété de contrats commerciaux.