Un stagiaire en gestion d’événements travaille sous la tutelle d’un gestionnaire d’événements pour assurer le bon déroulement de tous les aspects d’un événement planifié. La gestion d’événements est un terme utilisé pour décrire l’acte de planifier et d’exécuter des événements, et de nombreuses écoles proposent des diplômes en gestion hôtelière et hôtelière pour former les gestionnaires d’événements. Le stagiaire en gestion d’événements travaille avec le gestionnaire d’événements pour coordonner le thème, le budget, la nourriture, le lieu, la musique, les communiqués de presse, la sécurité et de nombreux autres aspects logistiques requis lors de l’organisation d’un événement.
Le thème est généralement le premier élément discuté lorsque les gestionnaires d’événements travaillent avec un client. Comprendre exactement ce que veut le client aide le gestionnaire d’événements et le stagiaire en gestion d’événements à savoir par où commencer. Les postes de stagiaire impliquent souvent des recherches sur l’histoire derrière le thème pour atteindre l’exactitude historique. Par exemple, une fête costumée Autant en emporte le vent devrait inclure des robes d’avant-guerre et peut-être même de la nourriture et de la musique de l’époque. Le stagiaire gestionnaire d’événements recherche les éléments normaux de cette période et fournit au gestionnaire d’événements les détails nécessaires pour développer un plan.
La budgétisation est un autre aspect important de la planification d’événements. Une fois le thème établi, le responsable de l’événement discutera des seuils budgétaires avec le client pour déterminer le montant des dépenses disponibles. Le stagiaire est alors chargé de demander des devis aux différents fournisseurs, de consolider les informations et de fournir au responsable de l’événement un rapport à revoir. Selon le rapport final, des négociations peuvent être nécessaires pour s’assurer que les besoins du client sont satisfaits. Le stagiaire peut assister aux négociations entre le responsable de l’événement et les fournisseurs ou le client pour apprendre comment l’art de la négociation est mené.
Un stagiaire en gestion d’événements est parfois considéré comme un gopher en raison du nombre de tâches de dernière minute qui lui sont assignées. À l’approche du jour de l’événement, de nombreuses petites activités telles que téléphoner pour confirmer les livraisons ou vérifier la liste des RSVP incombent au stagiaire. Les sessions de retour d’information quotidiennes sont courantes où le responsable de l’événement et le stagiaire parcourent une liste de contrôle pour s’assurer que tous les aspects sont traités en temps opportun.
Le jour de l’événement proprement dit, le stagiaire en gestion d’événements est généralement chargé de coordonner en coulisses avec les différents fournisseurs. Des choses banales telles que la planification des zones de stationnement et de déchargement pour les vendeurs ainsi que la confirmation des bons articles commandés ont été livrées au stagiaire. Lorsque l’événement a commencé, le responsable de l’événement peut faire partie des festivités et le stagiaire surveillera en permanence les fournisseurs pour s’assurer que les choses se passent bien.
Une fois l’événement terminé, le gestionnaire et le stagiaire en gestion d’événements travailleront avec les fournisseurs pour s’assurer que le lieu est laissé en parfait état et que tous les matériaux sont retirés. Dans les jours qui suivent l’événement, le stagiaire s’efforcera de restituer les objets loués ou empruntés et établira un rapport des dépenses finales. Le responsable et le stagiaire discutent des problèmes qui en résultent et déterminent comment les gérer à l’avenir. Une fois les dépenses finales payées, le stagiaire dépose le rapport de l’événement et passe à l’événement suivant.