La technologie de gestion des ressources humaines (RH) est une autre application des entreprises utilisant du matériel et des logiciels pour faciliter les activités humaines. Les entreprises utilisent tous les types de technologies dans la gestion des ressources humaines. Quelques rôles différents pour la technologie peuvent être l’embauche et la sélection d’employés pour des entretiens, la gestion des documents ou des avantages sociaux des employés et la sécurisation des dossiers sensibles des employés. De nombreux types de matériel ou de logiciels différents sont disponibles à cet effet. Les entreprises peuvent soit utiliser un progiciel externe, soit créer le leur, en fonction de leurs besoins.
De nombreuses entreprises utilisent désormais des applications d’employés basées sur Internet ou d’autres technologies de gestion des ressources humaines pour trouver de nouveaux employés. Un avantage important pour les candidatures en ligne est l’existence de questions éliminatoires. Ces questions empêchent les personnes non qualifiées d’aller trop loin dans le processus de candidature des employés. Par exemple, si une entreprise souhaite un certain niveau d’éducation, une réponse sur les diplômes universitaires obtenus peut apparaître sur les candidatures des employés. Ceux qui répondent « non » à la question ne seront pas inclus sur la liste des entretiens potentiels pour le poste vacant d’une entreprise.
La paperasserie des employés pour les embauches nouvelles et existantes est souvent un processus fastidieux. La technologie de la gestion des ressources humaines permet à une entreprise de trouver de nouvelles façons de gérer les documents relatifs à l’embauche et aux avantages sociaux des employés. Par exemple, toutes les nouvelles recrues devront peut-être remplir des documents pour des prestations médicales, dentaires, de retraite ou autres. L’utilisation d’un système d’inscription en ligne est courante et bénéfique. Une entreprise peut créer un intranet auquel tous les employés peuvent accéder afin de remplir des documents, d’examiner les avantages actuels ou de gérer d’autres tâches liées à des avantages spécifiques.
Les entreprises doivent disposer d’environnements sécurisés pour stocker les documents des employés. Bien que toutes les entreprises disposent généralement de salles de stockage spécifiques dédiées à cette fin, la technologie de gestion des ressources humaines peut également être bénéfique. Ici, des feuilles de calcul cryptées ou d’autres progiciels permettent aux entreprises de restreindre l’accès à la paie ou à d’autres documents sensibles. L’utilisation de services de paie externes peut amener une entreprise à utiliser un site Web externe pour transférer des documents sensibles. La technologie aide souvent une entreprise à empêcher le vol de documents de paie grâce à des méthodes de transfert intégrées.
La technologie dans les méthodes de ressources humaines n’est pas sans inconvénients. Faire passer des activités traditionnelles d’un processus manuel à un processus technologique peut prendre du temps et être coûteux. De plus, le potentiel de défaillance du matériel ou des logiciels est également un problème qu’une entreprise peut devoir prendre en compte. Il est indispensable d’être préparé à tous les problèmes technologiques, car le fait de ne pas gérer correctement les données des employés peut entraîner de lourdes amendes ou pénalités.