La petite caisse est une petite somme d’argent qu’une entreprise gardera en main pour des dépenses immatérielles. Le rapprochement de la petite caisse est le processus qui consiste à examiner les reçus des dépenses de la petite caisse et à faire correspondre le total au montant initial de la caisse. Les étapes comprennent souvent l’examen des demandes individuelles de petite caisse, l’analyse des reçus pour l’argent dépensé, l’équilibrage de l’argent, la publication des écritures de journal et le réapprovisionnement de l’argent. Le service comptable s’occupe généralement de ces tâches, bien que les petites entreprises puissent compter sur des propriétaires ou une secrétaire.
La plupart des entreprises exigent que les employés remplissent un petit document ou demandent une petite caisse. Cela peut nécessiter une autorisation de gestion afin que l’entreprise évite de donner de l’argent à des fins non commerciales. Cela aide également les comptables à savoir qui a des fonds de petite caisse et à assurer le suivi de ces personnes pour s’assurer que l’argent n’est pas volé par l’employé. La demande de petite caisse sera également renvoyée au comptable avec les restes de caisse et le reçu d’achat pour le rapprochement de la petite caisse.
Les comptables doivent analyser attentivement les reçus lors du rapprochement de la petite caisse. Cela permet aux comptables de découvrir si l’argent a été dépensé de manière inappropriée ou si les biens achetés n’étaient pas nécessaires à l’entreprise. Le processus de base pour rapprocher les reçus individuels consiste à faire correspondre la demande initiale de fonds aux espèces et au reçu restants. Une fois terminé, le comptable rapprochera ensuite l’intégralité des fonds de la petite caisse.
Le rapprochement de la petite caisse consiste à prendre le solde de départ de la petite caisse et à soustraire les dépenses totales en fonction des reçus retournés. Le comptable peut alors additionner l’argent actuellement dans la boîte et le comparer au chiffre calculé. Si les chiffres correspondent, le rapprochement de la petite caisse est terminé. Les différences peuvent obliger le comptable à trouver l’erreur et à découvrir si l’argent est supérieur ou inférieur au chiffre calculé. Les entreprises peuvent ne pas considérer ces différences comme importantes, ce qui entraîne un rapprochement incomplet.
Une fois le processus de rapprochement des reçus terminé, le comptable créera une écriture de journal pour enregistrer les dépenses dans le grand livre comptable. Les grandes organisations peuvent enregistrer le montant dans un compte de dépenses diverses. Les petites entreprises peuvent souhaiter séparer ces dépenses afin de ne pas avoir de gros comptes de dépenses diverses. Une fois affiché, le comptable déposera une demande pour reconstituer les fonds de la petite caisse. Cela implique généralement d’envoyer une demande de chèque au service des comptes fournisseurs, de demander l’autorisation du propriétaire ou du gestionnaire et d’encaisser le chèque à la banque de l’entreprise. Les fonds iront ensuite dans la caisse pour une utilisation future.
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