Il existe de nombreuses catégories d’emplois de commis à la paie, tous nécessitant des compétences en informatique, un sens aigu des affaires et un strict respect de la confidentialité. Une personne qui cherche à entrer dans le domaine de la comptabilité trouve un emploi de niveau d’entrée en tant que commis ou assistant à la paie et gravit les échelons jusqu’à un poste de gestion ou de supervision. D’autres, qui peuvent avoir un diplôme d’associé ou un baccalauréat en comptabilité ou en affaires, peuvent trouver un poste d’administrateur de la paie, de gestionnaire ou de praticien principal.
Un assistant de commis à la paie est l’un des emplois de commis à la paie de niveau d’entrée pour les personnes intéressées par le calcul et la conservation d’enregistrements de données qui correspondent à la rémunération, aux bénéfices de l’entreprise, aux impôts et aux dépenses. À ce niveau, un commis à la paie peut calculer les heures et les salaires des employés, les retenues d’impôt, les paiements de sécurité sociale et émettre des chèques de paie. Dans une entreprise qui conserve les dossiers et les heures des employés par le biais de systèmes informatiques, le commis à la paie peut être chargé de vérifier l’exactitude des données, y compris les vacances et les congés de maladie des employés, avant de traiter les paiements de la paie. Ce poste ne nécessite généralement qu’un diplôme d’études secondaires, car de nombreux employeurs offrent une formation en cours d’emploi, mais d’excellentes compétences en mathématiques sont nécessaires. Un candidat idéal aura une expérience de bureau quelconque.
Un comptable ou un analyste de la paie est un travail plus complexe que le commis à la paie débutant. Ce travail exige que l’employé mène des requêtes, conseille le service de la paie sur les transactions complexes, dirige les audits internes, et organise et présente le matériel aux auditeurs externes. Un candidat à ce type d’emploi aura généralement un baccalauréat en comptabilité et au moins deux ans d’expérience dans ce domaine. Les employeurs qui cherchent à pourvoir ce type d’emplois de commis à la paie préféreront généralement une certification fondamentale de la paie (FPC).
Du côté des technologies de l’information, les grands ministères peuvent avoir des employés chargés de la paie qui se concentrent sur la saisie des données. Ces personnes sont généralement appelées sous-traitants ou opérateurs de saisie. En règle générale, la connaissance de la paie n’est pas nécessaire pour ces emplois de commis à la paie, mais une certaine expérience en saisie de données est requise.
Dans une organisation comptant plus de trois employés dans le service de comptabilité, les postes de paie peuvent être affectés à différents niveaux de praticiens de la comptabilité ou de commis à la paie. Les praticiens débutants suivent généralement les procédures standard de tenue et de publication de la paie et des dossiers, tandis qu’un praticien senior gère généralement des tâches plus complexes et forme les employés comptables débutants et intermédiaires au sein du département. Souvent, les emplois de commis à la paie dans une très grande entreprise seront classés par spécialité. Par exemple, certains commis ne gèrent que des domaines spécifiques de la paie, tels que les programmes de primes annuelles ou les commissions de vente.
Au fur et à mesure que les entreprises grandissent et se développent, les commis à la paie doivent conserver les dossiers associés aux services plus importants, aux avantages sociaux et à l’embauche d’employés. Bien que les parties routinières de ce type de travail soient répétitives, lorsqu’un commis à la paie travaille et développe ses compétences et sa pratique, il peut souvent trouver de nombreuses opportunités de grandir avec une entreprise. Quelqu’un dédié à ce domaine peut être en mesure de gagner un poste de gestion de la paie.