L’analyse du flux de travail implique l’examen de tous les processus d’une entreprise en vue d’identifier les inefficacités et de recommander des améliorations. Le travail commence par l’établissement des résultats souhaités de l’analyse avec les cadres supérieurs d’une entreprise. Les analystes interagissent ensuite avec les employés de l’entreprise pour documenter l’état actuel des processus commerciaux de l’entreprise. La dernière étape est la recommandation de processus qui doivent être modifiés, automatisés ou laissés en place conformément aux objectifs déclarés.
Une entreprise typique cherche continuellement à améliorer ses processus, et deux facteurs principaux conduisent les entreprises à entreprendre une analyse de flux de travail. Premièrement, les progrès technologiques continus peuvent offrir des moyens de faire des affaires plus efficaces et moins coûteux, et les entreprises choisissent souvent de revoir les processus en vue de les automatiser ou d’intégrer les dernières technologies. Deuxièmement, il est courant que les processus dits hérités soient fermement ancrés dans une entreprise, ce qui signifie qu’une certaine tâche a longtemps été effectuée d’une certaine manière et peut être négligée en tant que processus nécessitant des améliorations. L’un des objectifs de ce processus est d’exposer ces processus hérités.
Les consultants externes peuvent effectuer efficacement une analyse du flux de travail car ils sont des experts en la matière et n’ont aucune loyauté envers une façon particulière de faire des affaires. Lors de l’interaction initiale avec les cadres supérieurs, les analystes de workflow commencent généralement par des entretiens pour déterminer comment les cadres supérieurs voient l’entreprise actuellement, y compris ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Les analystes déterminent ensuite l’état final souhaité que les gestionnaires espèrent atteindre par le projet d’analyse du flux de travail.
La majorité du travail dans l’analyse du flux de travail a lieu avec des analystes qualifiés qui interrogent les employés et les superviseurs pour documenter la façon dont les affaires sont menées. Cela inclut tous les aspects d’une entreprise tels que le traitement des documents pour les ventes, les collections, la conformité et les ressources humaines. Il peut également couvrir les processus de fabrication tels que la réception des matières premières ou des pièces, leur traitement ou leur assemblage et l’expédition des produits finis.
Les analystes passeront également en revue le temps passé et les efforts déployés pour interagir avec les clients, y compris les ventes et le service client. L’analyse du flux de travail examine tout ce que chaque employé de l’entreprise fait en vue de documenter comment chaque tâche commence et se déplace dans l’organisation.
Après la documentation initiale, les analystes de workflow présentent généralement les résultats aux responsables de niveau inférieur pour s’assurer que les résultats de l’analyse correspondent à la réalité de l’entreprise. Ajustant l’analyse si nécessaire, les analystes examinent ensuite le flux de travail pour identifier les domaines dans lesquels les processus peuvent être rationalisés, automatisés ou les deux. Ces informations sont ensuite généralement présentées aux cadres supérieurs avec des recommandations d’amélioration.
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