Le conseil en communication est une profession qui aide les entreprises et autres organisations à déterminer ce dont elles ont besoin en termes d’équipements et de services de communication afin de fonctionner avec une efficacité maximale. Dans de nombreux cas, les consultants ne donneront pas seulement des conseils sur ce qui est nécessaire pour établir un réseau de communication viable, mais ils aideront également activement le processus d’achat. L’approche exacte suivie par un consultant en communication variera en fonction de la culture de l’entreprise, du type actuel de services et d’équipements nécessaires et des plans de croissance à court et à long terme de l’entreprise.
L’objectif du conseil en communication est de s’assurer que le client a tout ce qu’il faut pour gérer avec succès les efforts de communication et être prêt pour l’expansion future du réseau de communication. Dans le même temps, les consultants seront également sensibles aux éventuelles limitations de la part du client. Par exemple, si une entreprise dispose d’un budget limité à consacrer à la refonte ou à l’établissement d’un réseau de communication, le consultant cherchera à identifier les appareils et services les plus critiques requis et s’assurera qu’ils sont établis en premier. Les postes restants sont classés par ordre de priorité en fonction de l’opportunité et du solde restant des fonds mis de côté pour créer le réseau.
Le conseil en communication peut s’adresser à tout type de services et d’équipements de communications électroniques requis ou souhaités par le client. L’une des tâches de conseil les plus courantes consiste à assembler un système téléphonique efficace au sein de la structure de l’entreprise. Cela implique d’évaluer les besoins actuels de l’entreprise en termes de nombre de lignes nécessaires pour le système, de nombre d’unités de bureau nécessaires et de nombre d’appareils portables qui doivent pouvoir se connecter au réseau. L’évaluation identifiera également les fonctionnalités qui seront utiles pour faire des affaires, telles que la messagerie vocale, l’acheminement et la hiérarchisation des appels, le renvoi et le parcage d’appels.
En plus du système téléphonique de base, le conseil en communication abordera également d’autres outils de communication qui peuvent être utiles à l’entreprise. Il peut s’agir de déterminer si l’entreprise génère suffisamment d’activités de conférence audio et vidéo pour justifier l’achat d’équipements de pontage et l’établissement de groupes de lignes réseau auprès d’un fournisseur pour gérer l’activité de conférence. Alternativement, le consultant peut déterminer qu’il est dans le meilleur intérêt de l’entreprise d’externaliser ces services. Si tel est le cas, le consultant identifiera et évaluera les différents prestataires de conférence audio, web et vidéo et cherchera à négocier les tarifs les plus attractifs possibles pour son client.
Dans le cas où une entreprise souhaite établir un réseau de données interne pour intégrer des fonctions telles que le marketing, les ventes et la comptabilité, le conseil en communication se concentrera sur l’achat d’équipements pour répondre à ces besoins. Cela comprendra également la tâche d’évaluer différents progiciels qui permettent d’attribuer différents niveaux d’accès en fonction des identifiants de connexion et des responsabilités du poste. Par exemple, les vendeurs peuvent être limités à l’affichage des factures des clients, mais ne peuvent pas créer ou modifier une facture. De même, les membres de l’équipe comptable peuvent avoir accès aux informations sur les tarifs ou les contrats émis par Sales à un client particulier, mais pas aux notes saisies par l’équipe commerciale ou toute autre fonction commerciale.
En fin de compte, le conseil en communication consiste à créer le cadre d’un réseau de communication qui servira bien un client aujourd’hui, tout en établissant une base pour une expansion future au besoin. Dans certains cas, les consultants sont retenus sur mandat et effectuent une évaluation annuelle des besoins de communication d’un client. À d’autres moments, le consultant peut établir un contrat avec une durée spécifiée et une liste d’éléments qui seront traités pendant cette période. Il n’est pas rare qu’un consultant soit activement engagé dans plus d’un projet client à la fois.
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