Le rapprochement des espèces est un processus utilisé pour comparer les soldes trouvés entre les livres et le montant des espèces en caisse. Cette approche est nécessaire pour les entreprises qui maintiennent une petite caisse, ainsi que pour concilier le montant d’argent sur les comptes bancaires avec les soldes indiqués dans les registres comptables. L’idée de base derrière le rapprochement de trésorerie est de comptabiliser toutes les ressources de trésorerie et de s’assurer qu’il n’y a pas de question concernant les sommes reçues ou dépensées au cours de la période considérée.
Un rapprochement de caisse peut être effectué à tout moment. Il n’est pas rare que les entreprises qui maintiennent un fonds de petite caisse pour les achats rapides d’articles à un certain prix entreprennent le rapprochement de la petite caisse au moins une fois par semaine. Dans certains cas, le processus de rapprochement de l’encaisse avec les registres comptables peut avoir lieu quotidiennement. La décision de la fréquence à laquelle s’engager dans ce type de rapprochement dépend du montant des transactions exécutées chaque jour ou semaine, et le type de comptes de trésorerie impliqués.
Bien que le processus de rapprochement des espèces varie d’un paramètre à l’autre, il existe quelques principes de base susceptibles de s’appliquer dans n’importe quelle situation. La première étape consiste généralement à compter l’argent réel en caisse pour déterminer le montant qui est immédiatement vérifiable. Lorsque vous effectuez le rapprochement du solde des fonds trouvés dans une caisse enregistreuse, cela signifie généralement d’abord totaliser le montant de papier-monnaie en main, puis également de compter toutes les pièces qui se trouvent également dans la caisse. Cela sert de base pour faire correspondre ces totaux avec les montants trouvés dans le grand livre comptable.
En règle générale, le rapprochement de trésorerie passera au grand livre et à la comptabilisation nécessaire pour comptabiliser les encaissements et les décaissements récemment effectués à partir des réserves de trésorerie. Ici, l’objectif est de comptabiliser chacune de ces transactions, en affichant à la fois des débits et des crédits afin d’identifier le montant d’espèces figurant à la date du jour. Idéalement, le chiffre du grand livre concordera avec l’inventaire physique de l’argent disponible, ce qui permettra de considérer les livres équilibrés et les totaux exacts. En cas de divergence, des mesures doivent être prises pour identifier la présence de toute erreur d’addition ou de soustraction dans les livres, ou tenter de tenir compte de la possibilité d’un décaissement en espèces qui n’a pas été enregistré dans les livres.
Avec toutes les formes de rapprochement de trésorerie, il est possible d’identifier les écarts relativement rapidement, ce qui signifie également que les problèmes peuvent être résolus avant que des différences plus petites n’entraînent de plus grandes. Par exemple, effectuer un rapprochement de caisse à la fin de chaque jour ouvrable contribuera grandement à prévenir tout type de vol pouvant survenir et à tenir compte de toutes les situations dans lesquelles il y a plus d’argent en main que les registres comptables reflètent . L’identification précoce des écarts améliore la possibilité d’identifier rapidement l’origine, d’effectuer les ajustements nécessaires et d’avancer avec un solde de trésorerie précis.