Le rapprochement des stocks est un processus par lequel une entreprise équilibre son inventaire physique avec les chiffres de ses livres comptables. Deux types de systèmes sont disponibles pour le rapprochement des stocks. Les entreprises peuvent utiliser un système d’inventaire périodique ou perpétuel pour mener cette activité. Comme les noms l’indiquent, un système d’inventaire périodique nécessite un rapprochement des stocks à plusieurs moments de l’année, par exemple chaque trimestre ; la méthode perpétuelle n’a pas cette exigence car un inventaire annuel est suffisant. Dans chaque système, un décompte physique des stocks est nécessaire pour comparer les éléments réels aux rapports comptables afin que les comptables puissent effectuer les ajustements nécessaires.
Dans chaque système d’inventaire, le processus commence par les mêmes premières étapes. Une personne du service de comptabilité sort généralement et compte tous les articles physiques répertoriés comme inventaire. Une copie de l’inventaire comptable à partir de l’ordinateur peut aider le comptable à compter l’inventaire physique. Toute différence entre l’inventaire répertorié sur l’imprimé de l’ordinateur et l’inventaire réel nécessite une marque sur le rapport. Tous les inventaires doivent être comptés avant le début du processus de rapprochement.
Une fois le décompte physique terminé, les comptables peuvent commencer le processus de rapprochement des stocks. Ce processus exige que le comptable compare ses décomptes physiques aux éléments répertoriés dans le système comptable. Toute différence et les différences en dollars qui en résultent doivent être clairement indiquées sur le rapport de rapprochement. Le comptable doit trouver la raison de ces différences et traquer tout inventaire capricieux. Par exemple, un stock vendu mais pas encore enregistré dans le grand livre comptable peut entraîner un écart de stock lors du processus de rapprochement.
L’objectif du processus de rapprochement des stocks est double. Premièrement, une entreprise rapporte des chiffres plus précis sur ses états financiers, à la fois le compte de résultat et le bilan. Des états et des rapports comptables appropriés reflètent la vraie valeur de l’entreprise et permettent aux parties prenantes de mieux juger. Deuxièmement, un solde d’inventaire précis peut éviter de payer trop d’impôts. Les agences gouvernementales peuvent facturer des taxes sur les stocks invendus à la fin de chaque année ; trop d’inventaire à la fin de l’année augmente ces taxes.
Le rapprochement des stocks peut aider une entreprise à prouver qu’elle dispose de contrôles internes appropriés. Le vol, la détérioration et les stocks endommagés peuvent augmenter considérablement les coûts d’exploitation d’une entreprise. Le fait de ne pas contrôler correctement les coûts associés aux stocks peut rapidement gruger les bénéfices d’une entreprise. Les auditeurs examinent souvent les contrôles internes dans le cadre du processus d’examen externe d’une entreprise. Les normes comptables nationales peuvent également exiger le respect des procédures de rapprochement des stocks pour certains types d’entreprises.
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