Qu’est-ce qu’un assistant administratif exécutif?

Un assistant administratif exécutif est la personne qui fournit un soutien complet à la gestion exécutive, normalement dans un environnement d’entreprise ou d’affaires. Il peut travailler exclusivement pour un manager ou servir une équipe de managers exécutifs. Son métier est multiforme et requiert généralement un sens de l’organisation exemplaire.

Ce poste est traditionnellement perçu comme ayant beaucoup plus de tâches et de responsabilités que celui de secrétaire ou d’assistant administratif. Bien que les compétences en secrétariat soient importantes pour réussir en tant qu’assistant administratif exécutif, le travail implique généralement également la gestion des affaires quotidiennes de l’exécutif. Les tâches de ce travail peuvent également traverser le royaume en assistance personnelle.

L’objectif principal d’un assistant administratif de direction compétent est généralement de faire en sorte que la vie professionnelle de l’exécutif se déroule sans heurts et efficacement. Cela nécessite généralement d’excellentes compétences en gestion du temps et en priorisation des projets. L’assistant administratif exécutif a normalement un accès quotidien au calendrier de son patron afin qu’ils puissent planifier mutuellement des réunions, des voyages et des rendez-vous sociaux.

Un adjoint administratif exécutif est habituellement le premier contact pour les communications professionnelles de l’exécutif. Il est généralement la liaison entre l’exécutif et la direction inférieure. Lorsque des clients ou des fournisseurs externes ont besoin de contacter le cadre, cet assistant filtre généralement les appels téléphoniques, les e-mails, les visiteurs imprévus et organise des rendez-vous conformes aux souhaits de son patron.

Les tâches supplémentaires d’un assistant administratif exécutif comprennent fréquemment l’organisation des voyages et des chambres d’hôtel, la préparation de rapports sur les activités financières et d’entreprise, ainsi que la formation et la gestion du personnel de soutien de niveau inférieur. La préparation de notes de service pour les communications interministérielles est souvent exigée d’une personne occupant ce poste. L’examen régulier des politiques et des procédures et la discussion de leurs modifications possibles font généralement partie de la relation entre l’exécutif et l’assistant administratif de direction.

Garder les clients et les clients heureux est généralement une priorité élevée pour une personne occupant ce poste. La capacité de communiquer efficacement avec toutes sortes de personnalités est synonyme de succès. La diplomatie et le charme sont souvent nécessaires pour apaiser les situations délicates qui peuvent survenir en raison de conflits d’horaire, de mauvaise communication ou de différences fondamentales de caractère.

D’excellentes compétences en informatique sont généralement requises pour être un assistant administratif de direction compétent. Les compétences en traitement de texte sont également très appréciées. L’assistant est généralement appelé par son supérieur à rechercher des concurrents, des fournisseurs et des équipements et options de destination de voyage. Une grande partie de ses communications d’entreprise impliquent normalement des services de courrier électronique et de messagerie électronique.

Un diplôme d’études collégiales n’est normalement pas requis pour ce poste, mais un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent est généralement requis. Des cours sur les opérations informatiques, les relations publiques ou la gestion de bureau sont utiles, tout comme une formation en soutien administratif ou exécutif.

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