Un comptable virtuel est un professionnel dans son domaine qui travaille à distance plutôt que dans un environnement de bureau traditionnel. Il est généralement un entrepreneur indépendant qui fournit une gamme complète de services de comptabilité générale et de tenue de livres à ses clients par le biais de logiciels, de partage de bases de données, de courrier électronique et de télécopies. Les bureaux à domicile sont généralement le seul emplacement physique de l’entreprise.
Tout comme un comptable traditionnel, un comptable virtuel possède généralement une expertise dans une grande variété d’applications comptables. Il est normalement compétent dans le traitement des comptes créditeurs, des comptes débiteurs, du rapprochement des comptes et de la paie. La tenue de grands livres et d’autres registres de transactions fait généralement partie de son travail.
En plus d’avoir une compréhension approfondie de la tenue de livres et des principes comptables, un comptable virtuel a souvent accès à une large gamme de logiciels de comptabilité et en a la connaissance. Certains logiciels sont des systèmes comptables qui suivent simplement les revenus et les dépenses et génèrent des chèques. Les programmes les plus avancés peuvent estimer les taxes, calculer les coûts des travaux, gérer des projets et travailler conjointement avec un tableur ou un logiciel de traitement de texte.
Un outil de plus en plus populaire utilisé par les comptables virtuels est un appareil de numérisation électronique qui numérise, catégorise et enregistre les reçus commerciaux, les cartes de visite et les lettres et documents importants. La plupart de ces appareils sont approuvés par les organismes de réglementation locaux et régionaux pour être si précis que les reçus et les documents originaux peuvent être jetés après avoir été numérisés et enregistrés. Cela réduit la quantité d’espace dont un comptable virtuel a besoin pour gérer son entreprise et servir simultanément plusieurs clients.
Une personne dans ce domaine est souvent tenue de fournir des services auxiliaires propres aux industries dans lesquelles ses clients exploitent des entreprises. Par exemple, les petites opérations de vente au détail et de gros indépendantes l’obligent souvent à suivre les bons de commande ou à conserver des copies des factures des clients. Les vendeurs et les représentants du fabricant peuvent demander au comptable de traiter les demandes de crédit et de vérifier également les références. Les clients peuvent également lui demander de préparer des rapports de fin d’année ou de délivrer des documents fiscaux W-9 ou 1099 aux employés.
Un diplôme d’études secondaires est généralement la formation minimale requise pour devenir comptable virtuel, mais un diplôme d’associé ou un baccalauréat en commerce, en comptabilité ou dans un domaine connexe peut améliorer les perspectives d’emploi d’un candidat en herbe. Pour réussir en tant que comptable virtuel, des compétences exemplaires en mathématiques sont généralement requises. Un haut niveau d’organisation et une excellente attention aux détails sont des qualités utiles pour ce poste. Étant donné qu’un comptable virtuel travaille généralement seul, être motivé et concentré est généralement également impératif pour réussir. La fiabilité, l’intégrité et la discrétion sont normalement des traits très appréciés en raison de la nature des informations que les clients du comptable virtuel sont régulièrement tenus de partager avec lui.