Un administrateur de la paie est une personne qui supervise l’émission de la paie et la tenue des dossiers de paie. Les administrateurs de la paie peuvent avoir des qualifications différentes selon la taille et la nature de l’entreprise. Dans une petite entreprise, un professionnel de la comptabilité peut gérer tous les besoins comptables, y compris la paie, les paiements des fournisseurs, le traitement des comptes débiteurs et d’autres problèmes. Dans les grandes entreprises, il peut y avoir un service de paie supervisé par un compte qualifié avec une équipe de commis, et dans les entreprises de taille moyenne, une seule personne agit en tant qu’administrateur de la paie et se concentre uniquement sur la paie.
Certains administrateurs de la paie ont un diplôme d’études secondaires et apprennent sur le tas. D’autres ont suivi des programmes de formation et de certification pour acquérir des compétences de base en administration des affaires. De nombreuses écoles techniques et collèges communautaires proposent des cours qui préparent les gens à des carrières dans l’administration de la paie. Plus de qualifications peuvent signifier un salaire plus élevé au début, mais peuvent ne pas être nécessaires.
L’administrateur de la paie collecte et vérifie les informations de comptabilisation du temps et est responsable de l’émission de chèques de paie corrects et complets. Dans le processus de génération des chèques de paie, les administrateurs de la paie doivent effectuer des retenues à la source, y compris des impôts, des contributions volontaires aux programmes d’avantages sociaux et des saisies-arrêts sur salaire. Ces retenues sont documentées sur chaque chèque de paie afin que l’employé puisse vérifier qu’elles sont correctes.
Les administrateurs de la paie conservent également des enregistrements sur les anciennes informations de paie. Cela sera utilisé pour générer des documents fiscaux à la fin de l’année, ainsi que pour fournir des références en cas de litige sur un chèque de paie. Les employés peuvent ne pas remarquer immédiatement des problèmes comme le fait d’être payé au mauvais taux et il peut être possible pour un employé de contester un arriéré de plusieurs mois, ce qui rend essentiel de conserver des dossiers bien ordonnés afin que les informations puissent être rapidement extraites et vérifiées.
Ce travail nécessite généralement des compétences en informatique. La plupart des administrateurs de paie utilisent des programmes informatiques pour générer des chèques de paie et peuvent avoir besoin de travailler avec un logiciel de comptabilité pour saisir les informations de paie. Il est également courant de voir des lieux de travail utilisant des systèmes de chronométrage informatisés et l’administrateur de la paie doit être familiarisé avec le système de chronométrage et son fonctionnement.
Les taux de rémunération des personnes occupant ces postes varient. Plus quelqu’un a d’expérience ou de formation, plus le salaire de base peut être élevé. Travailler pour de grandes entreprises peut donner accès à des avantages tels que l’assurance maladie et les régimes de retraite qui peuvent ajouter de la valeur au salaire. Un administrateur de la paie potentiel peut vouloir utiliser des sites de référence sur les salaires pour comparer les salaires offerts avec le taux en vigueur dans l’industrie et la région.