La plupart des entreprises doivent gérer des flux de trésorerie et, afin de suivre la facturation et les flux de revenus, des factures peuvent être utilisées. Une facture est une facture détaillant les services rendus ou les produits achetés et leur coût global. Ceux-ci peuvent provenir de fournisseurs externes pour l’entreprise ou peuvent être émis par l’entreprise à d’autres entreprises ou clients. Un livre de factures est un moyen de garder toutes ces factures organisées et stockées. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles une entreprise peut conserver des factures, notamment à des fins fiscales, l’analyse des flux de trésorerie et la tenue de dossiers.
Tenir un livre de factures présente de nombreux avantages. Aux États-Unis et dans d’autres régions, certaines entreprises peuvent déduire bon nombre de leurs achats tout au long de l’année lors de la déclaration de revenus. Lorsque cela sera fait, il est possible que les entreprises aient à prouver que ces achats ont été effectués et qu’un certain montant a été payé. Un autre bon moment pour organiser les enregistrements de factures dans un livre de factures est l’analyse des flux de trésorerie. La plupart des entreprises examineront les flux de trésorerie une fois par trimestre, et les factures peuvent montrer d’où va et vient l’argent.
La tenue d’archives globale est la raison la plus courante pour tenir un livre de factures. Parfois, il peut être nécessaire de montrer à un vendeur ce qui a été payé ou de montrer à un client ce qui n’a pas été payé. Ces livres peuvent être organisés de la manière qui convient aux besoins de l’entreprise. Lorsque le besoin s’en fait sentir, avoir les factures dans un endroit pratique peut aider à éviter la confusion ou les litiges.
De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de facturation électronique. Cela peut fonctionner de plusieurs manières et permet à nouveau à l’entreprise d’organiser et de contenir les factures d’une manière qui leur convient. La tenue de registres par voie électronique peut faire gagner du temps et de l’espace, et il existe généralement de nombreux types de logiciels disponibles dans de nombreuses gammes de prix.
D’autres entreprises utilisent à la fois des factures papier et électroniques. Un livre de factures peut contenir le papier, également appelé factures physiques. Les livres électroniques peuvent avoir des copies numérisées de ces factures ou peuvent simplement avoir les données saisies et organisées pour une recherche rapide. Il y a des avantages pour les deux, et la manière dont une entreprise choisit de stocker ses factures est entièrement à la hauteur de ses besoins.
Certaines entreprises peuvent utiliser de nombreuses factures quotidiennement. Souvent, ces factures sont plus petites et plus peuvent être alignées dans le livre de factures. Il est généralement recommandé à une entreprise de conserver ses factures entre trois et sept ans. Cela peut créer plusieurs piles de livres, qui peuvent être conservées dans une salle d’archives ou un bâtiment entièrement séparé.
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