Un ordre de travail de maintenance est généralement une demande écrite qui répertorie les travaux de maintenance à effectuer à une date et une heure spécifiées. L’ordre de travail d’entretien peut impliquer des travaux d’entretien préventif ou des réparations qui doivent être effectuées dans des immeubles d’appartements ou de bureaux. Les formulaires d’ordre de travail d’entretien sont généralement traités par les superviseurs ou les coordonnateurs de l’entretien pour informer les travailleurs de l’entretien des tâches à effectuer.
Si un locataire d’un appartement en location constate quelque chose qui doit être réparé, il en informera généralement le gestionnaire de l’appartement pour le faire réparer. Une fois avisé, l’agent de location ou le gestionnaire générera un bon de commande. En règle générale, le formulaire indiquera le nom, le numéro de téléphone et l’adresse du locataire. La date de réception de la demande sera également inscrite sur le formulaire. Une brève description des réparations ou des travaux d’entretien à effectuer sera également indiquée.
Les formulaires d’ordre de travail d’entretien peuvent être organisés de diverses manières. Certains ordres de travail sont rédigés sous forme d’agenda, avec une liste de contrôle des tâches à accomplir. À côté de chaque tâche écrite, il peut y avoir un champ pour saisir les problèmes qu’un agent de maintenance peut rencontrer. Les formulaires de commande de travail peuvent également inclure un espace pour des commentaires supplémentaires. Le bon de travail d’entretien sera alors signé par la personne qui a terminé les travaux, et une copie pourra être remise au locataire, ainsi qu’au gestionnaire ou au responsable de l’entretien.
Tous les ordres de travaux d’entretien n’impliquent pas la réparation des structures du bâtiment. Un ordre de maintenance peut être généré pour des réparations ou des travaux de maintenance préventive sur les équipements. Les équipements de bureau tels que les ordinateurs et les télécopieurs nécessitent souvent une maintenance par des techniciens qualifiés. Si une machine ou un équipement d’une école, d’un gymnase ou d’un hôpital doit être réparé ou entretenu régulièrement, un ordre de travail d’entretien peut être traité.
Les locataires ou le propriétaire du bâtiment ne génèrent généralement pas d’ordres de travail d’entretien préventif. Les évaluations de maintenance semestrielles pour les machines et autres équipements seront généralement effectuées selon les heures et les dates prévues. À la fin, le travailleur peut entrer des informations pertinentes dans une base de données informatique.
Parfois, un ordre de travail de maintenance peut inclure un champ pour les demandes de changement de configuration. Cela permet aux agents de maintenance de répertorier toutes les modifications qui peuvent être nécessaires, que ce soit sur une structure ou une pièce d’équipement. Cela peut inclure le remplacement ou la modification radicale, plutôt que simplement l’entretien, d’une pièce d’équipement ou d’une caractéristique du bâtiment.
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