Le terme « profil d’étudiant » est utilisé dans plusieurs sens différents dans la communauté éducative. Dans tous les cas, un profil d’étudiant fournit des informations sur un étudiant, mais les informations peuvent être présentées et utilisées de différentes manières. Les profils d’étudiant peuvent inclure des données soumises par un étudiant, ainsi que des informations qui sont ajoutées par des membres du personnel d’un établissement d’enseignement pour fournir une image complète de l’étudiant. L’accès à de nombreux types de profils d’étudiants est restreint en raison de problèmes de sécurité et de confidentialité.
Dans un bureau d’aide financière, un profil d’étudiant est utilisé pour déterminer l’admissibilité à une aide financière et pour suivre les comptes et l’historique de l’étudiant au collège. Plusieurs bureaux d’aide financière utilisent un document spécifique appelé PROFIL conçu par le College Board dans le cadre de leurs demandes d’aide financière, les étudiants remplissant le document pour fournir des informations sur eux-mêmes et leur situation financière. Un profil d’aide financière typique comprend des informations démographiques sur l’étudiant et les parents ainsi que des informations financières et un historique complet du compte.
Les bureaux d’admission établissent également des profils d’étudiants lorsque les étudiants postulent dans une école. Le profil est souvent électronique afin qu’il puisse être facilement suivi et envoyé à divers membres du bureau des admissions pour examen. Le profil comprend des informations de l’étudiant telles que les données démographiques de base ainsi que les essais d’admission et les dossiers scolaires des institutions précédentes, ainsi que des lettres de recommandation. Les profils d’admission peuvent également inclure des transcriptions d’entretiens, des enregistrements d’interactions avec le candidat et d’autres données pertinentes. Si l’étudiant est accepté, le profil d’admission sera utilisé pour générer un profil d’étudiant à des fins de tenue de dossiers, le profil comprenant les notes des notes, les cours suivis, etc., et étant conservé par les bureaux du registraire et de l’économe.
De nombreuses universités et collèges présentent également des profils occasionnels de leurs étudiants dans les brochures d’admission et sur leurs sites Web pour attirer les candidats potentiels. Ces profils d’étudiants sont axés sur les intérêts des étudiants et leurs programmes d’études à l’école, fournissant un instantané d’un étudiant typique dans une école que les candidats peuvent utiliser pour déterminer si l’école leur convient ou non. Étant donné que ces profils d’étudiants sont ouverts au public, ils ne sont publiés qu’avec le consentement de l’étudiant et ils ne contiennent pas d’informations sensibles.
Les étudiants peuvent également être profilés par les médias. De nombreux journaux de petites villes publient des profils d’étudiants à l’approche de l’obtention du diplôme afin que les membres de la communauté puissent être présentés aux étudiants qui obtiennent leur diplôme et en savoir plus sur leurs projets d’avenir. Un profil d’étudiant peut également servir d’histoire d’intérêt public, avec un journaliste décrivant un étudiant qui fait quelque chose d’intéressant, comme organiser un groupe communautaire, faire du bénévolat à l’étranger ou exceller dans des compétitions sportives.