Qu’est-ce qu’un secrétaire de voyage?

Une secrétaire de voyage travaille à titre administratif dans une agence ou une société. Il ou elle peut également être appelé un assistant de bureau de voyage. Les secrétaires de voyage coordonnent les plans de voyage pour les clients sous la supervision d’un agent, répondent souvent aux téléphones et servent les clients. Si une secrétaire organise des voyages pour les dirigeants d’entreprise, elle prépare également généralement des itinéraires ou des horaires de voyage.

Dans une agence de voyages, les secrétaires sont souvent chargées de suivre les exigences en matière de licences et d’autres documents nécessaires au maintien de l’entreprise. Bien qu’une secrétaire aux voyages puisse répondre au téléphone et distribuer le courrier, elle conseille également les clients et doit comprendre tous les aspects de l’industrie du tourisme. Cette connaissance approfondie aide à résoudre les problèmes des personnes essayant de coordonner les vols et les hôtels. Certaines secrétaires de voyage aident à créer des brochures d’information à l’usage des clients.

S’ils travaillent pour des entreprises, les secrétaires de voyage organisent souvent tous les détails des déplacements des cadres. Une secrétaire aux voyages d’affaires peut s’occuper de la planification des salons et conventions. Essayer d’économiser de l’argent pour l’entreprise lors de la réservation des chambres et du transport est une considération pour la plupart des secrétaires de voyages d’affaires.

Les écoles professionnelles ou les collèges communautaires ont souvent des programmes liés aux types de voyages de carrières de secrétaire, bien que ces programmes puissent ne pas être offerts aussi fréquemment que d’autres types de spécialités de secrétariat telles que le droit et le médical. Les programmes scolaires peuvent inclure une section de stage dans laquelle un étudiant effectue un stage en tant que secrétaire de voyage. Les programmes de secrétariat de voyage sont disponibles en ligne ainsi qu’en personne. Ces programmes durent généralement moins d’un an et comprennent souvent plusieurs examens qui doivent être réussis afin de recevoir un certificat.

Les logiciels de réservation de voyages doivent être maîtrisés par les secrétaires. Une secrétaire de voyage doit avoir d’excellentes compétences en informatique et être capable de coordonner de nombreux détails. Par exemple, si plusieurs compagnies aériennes sont nécessaires pour le voyage d’un client, le secrétaire doit inclure des instructions pour les vols de correspondance. La planification des connexions avec un temps d’attente minimal est également nécessaire pour un bon service client.

Les personnes qui sont secrétaires de voyage peuvent travailler à temps plein ou à temps partiel. Ils peuvent voyager occasionnellement pour des réunions d’affaires ainsi que pour leurs vacances personnelles. L’établissement de bonnes relations de travail avec d’autres acteurs de l’industrie du voyage, tels que les représentants des compagnies aériennes et les voyagistes, peut aider les secrétaires à créer des forfaits touristiques à valeur ajoutée pour les clients. Dans cet effort, ils aident les agents de voyages à faire en sorte que leur agence propose aux clients les meilleures offres et options de voyage possibles. Dans certaines agences, une secrétaire aux voyages peut se spécialiser dans un domaine, comme les voyages de vacances, tandis qu’un agent peut gérer d’autres forfaits.