Une facture de service est un document juridique fournissant des informations de facturation détaillées pour une transaction où un client reçoit un service. Les consultants, le personnel de réparation, les professionnels de la création indépendants et de nombreux autres commerçants peuvent utiliser des factures de service pour effectuer leur facturation. La facture peut également laisser de la place pour les produits associés aux services ; un mécanicien, par exemple, facturera la main-d’œuvre associée aux réparations ainsi que toutes les pièces dont elle avait besoin pour réparer une voiture.
Les entreprises ont tendance à utiliser un formulaire standardisé pour la facturation afin de faciliter la tenue de dossiers. Certains logiciels de comptabilité génèrent des factures et peuvent être liés à des logiciels de chronométrage que les gens peuvent utiliser pour suivre le temps passé sur divers projets. Dans d’autres cas, un programme distinct est nécessaire ou la personne de métier peut remplir un formulaire imprimé. La facture sert de facture et d’enregistrement des services fournis. En cas de litige, les deux parties disposent de copies qu’elles peuvent utiliser pour résoudre le litige.
En règle générale, une facture de service comprend un en-tête avec les coordonnées de l’entreprise et du fournisseur de services spécifique. Il note la ou les dates où les services ont été fournis et propose une ventilation de ce qu’ils étaient et les tarifs associés à chaque service. Le document comprend également des informations de facturation, notamment le nom de la personne ou de l’entreprise qui a commandé les services et ses coordonnées. Enfin, la facture de service indiquera le montant total dû et la date d’échéance, ou indiquera que le paiement a été effectué au moment de la génération de la facture.
Certaines entreprises peuvent noter leurs tarifs pour les services standards sur la facture de service ; les mécaniciens, par exemple, impriment fréquemment leurs taux horaires. Le document peut également fournir des informations sur les politiques de facturation, telles que l’arrondi au quart ou à la demi-heure sur les tarifs horaires. Cela fournit des informations que le client peut utiliser pour vérifier la facture afin de confirmer qu’elle est correcte. S’il y a des inquiétudes concernant des inexactitudes, elles doivent être résolues avant de payer la facture, et le client doit demander une facture de service modifiée reflétant les changements et annulant la facture précédente.
Il est conseillé de conserver les factures. Pour les destinataires de services, la facture est un document utile ; les conducteurs, par exemple, peuvent voir quand leurs voitures ont reçu des services pour la dernière fois et peuvent prendre note de ce que le mécanicien a fait. Les services peuvent également être déductibles fiscalement et la facture fournit un enregistrement pour les taxes. Les fournisseurs de services ont besoin de copies pour conserver leurs propres dossiers de service internes afin qu’ils puissent envoyer des rappels aux clients et pour stocker des informations en cas de litige concernant la facturation et d’autres problèmes. Si un client prétend qu’un vétérinaire n’a pas fait quelque chose, par exemple, il peut sortir la facture de service documentant le service et la date, et la référencer avec des entrées dans le dossier du client, comme le numéro de lot pour une vaccination ou x- rayons montrant le résultat d’une chirurgie orthopédique.
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