Quando um funcionário sai de uma empresa, um formulário de entrevista de saída pode ajudá-la a determinar os motivos de sua saída e se esses motivos podem ou não afetar os funcionários atuais ou potenciais no futuro. Um formulário de entrevista de saída é um questionário preenchido pelo funcionário que está saindo ou uma lista de verificação de perguntas da entrevista a serem feitas pelo funcionário pelo entrevistador. Em ambos os casos, o formulário de entrevista de saída é uma ferramenta valiosa para os empregadores.
O objetivo de um formulário de entrevista de saída é verificar todos os fatores que levaram à decisão do funcionário de deixar a empresa. Isso inclui razões para uma busca alternativa de emprego, a disponibilidade de treinamento ou avanço, a forma como o funcionário se deu bem com supervisores e colegas de trabalho, se o funcionário sentiu que a remuneração era adequada e o nível de satisfação do trabalho, entre outros. Com um funcionário valioso, um formulário de entrevista de saída pode determinar se existem condições sob as quais o funcionário possa mudar de idéia. Além disso, a empresa deve tentar descobrir se há circunstâncias que estão afetando outros funcionários atuais para reduzir a rotatividade de funcionários.
A participação em uma entrevista de saída deve ser voluntária, com um funcionário que recebe um questionário alternativo para preencher se não estiver confortável com o processo de entrevista. Freqüentemente, um funcionário será mais receptivo com informações se não estiver frente a frente com um representante da empresa. Além disso, o atual chefe do funcionário não deve ser a pessoa que está executando uma entrevista de saída. Se um terceiro objetivo conduzir a entrevista, o funcionário poderá se sentir mais confortável em divulgar informações sobre suas condições de trabalho atuais. De fato, o atual chefe do funcionário pode ser o motivo da decisão, e o funcionário deve se sentir à vontade contando isso para outra pessoa.
As perguntas em um formulário de entrevista de saída geralmente são muito simples e diretas, e uma entrevista de saída deve ser rápida e fácil para o funcionário que está saindo. Muitas vezes, o empregador deseja deixar uma boa impressão com o funcionário e mostrar que se importa com os motivos da partida. Quando uma grande empresa dedica um tempo para entrevistar um funcionário que está saindo, isso pode fazer com que ele se sinta como um grande colaborador da empresa como um todo.
A análise de um formulário de entrevista de saída pode ser tão simples quanto a discussão entre gerentes ou pode ser um procedimento mais científico de analisar os dados. Em empresas grandes e complexas, pode haver trabalhos inteiros dedicados à análise dessas informações. Se os empregadores são hábeis nas entrevistas de saída, eles podem encontrar um tesouro de informações nos dados que podem ajudá-los a gerenciar melhor seus funcionários atuais.