Ao escrever uma carta de apresentação do assistente executivo, o candidato deve usar uma única página para demonstrar suas habilidades administrativas, prestar muita atenção aos detalhes e fornecer exemplos específicos de uso dessas habilidades em um trabalho anterior. Esses objetivos podem ser alcançados criando um papel timbrado exclusivo para a carta de apresentação e o currículo e revisando os envios para garantir que eles estejam livres de erros gramaticais e ortográficos. A carta pode ser direcionada ao chefe do departamento de recursos humanos ou a entrevistas individuais e pode solicitar um horário e local em que o candidato possa se reunir para discutir melhor as maneiras pelas quais suas habilidades podem beneficiar a empresa contratada.
Os deveres de um assistente executivo incluem, tipicamente, arquivamento, envio de fax, atendimento de telefones e execução de trabalhos de escritório. Esse tipo de posição serve para facilitar as necessidades da alta gerência de uma empresa ou grande corporação. Vice-presidentes corporativos, executivos e financeiros geralmente usam esse tipo de assistente. Algumas posições podem exigir que o assistente executivo também cuide de pequenos recados pessoais para o executivo, como agendar reservas de restaurantes, atender clientes e almoços de negócios.
Ao se candidatar a esse tipo de cargo, a carta de apresentação do assistente executivo normalmente deve ser limitada a uma página. O objetivo da carta é servir de introdução ao gerente de contratação e, potencialmente, ao executivo a quem o cargo responderá. Informações detalhadas, como emprego anterior, tempo de permanência em empregos anteriores e histórico educacional podem ser listadas no currículo em anexo, que pode ter duas páginas ou mais, conforme necessário.
O currículo e a carta de apresentação do assistente executivo podem ser projetados para se complementarem em grande estilo. O requerente pode usar um software básico de edição de palavras para criar um papel timbrado com o nome, endereço, número de telefone e endereço de e-mail. Esse papel timbrado pode ser impresso na parte superior do currículo e da carta para criar uma aparência uniforme que também demonstre as habilidades em informática do candidato e a atenção aos detalhes.
A carta de apresentação do assistente executivo deve ser específica e concisa em seu endereço, conteúdo e saudação. A carta pode começar abordando o gerente de contratação especificamente se essas informações estiverem disponíveis, como “Prezado Sr. Gomez”, ou para o departamento de recursos humanos da empresa se o nome não for fornecido. Para evitar comprimento e verbosidade desnecessários, uma letra de uma página geralmente consiste entre quatro e cinco parágrafos, com cada parágrafo contendo três a cinco frases. No parágrafo final, o solicitante pode solicitar um horário e local de reunião específicos, nos quais suas qualificações adicionais possam ser discutidas em uma entrevista. A natureza desse tipo de cargo exige habilidades administrativas excepcionais, e o candidato deve revisar a carta várias vezes para garantir que não haja erros gramaticais ou ortográficos.
O candidato pode achar benéfico usar a carta de apresentação do assistente executivo como uma oportunidade para fornecer um exemplo de suas habilidades de trabalho. O exemplo deve ser um caso específico em que a candidata utilizou habilidades pertinentes ao novo trabalho para o qual está se candidatando. Por exemplo, se as novas qualificações do trabalho incluírem o conhecimento de um determinado tipo de programa de computador, o candidato poderá incluir um exemplo de como ela usou esse tipo de programa para concluir uma apresentação ou uma série de relatórios para seu empregador anterior. O candidato também pode listar prêmios e qualquer reconhecimento especial que tenha recebido em experiências de trabalho anteriores relacionadas a seus talentos e habilidades.