Um gerente administrativo supervisiona as operações de suporte de uma empresa ou organização. Também conhecida como gerente de escritório, é a pessoa que mantém um departamento ou empresa funcionando sem problemas. Alguém nesta posição pode fornecer suporte gerencial a uma divisão ou departamento específico ou a uma empresa inteira. Ele ou ela também pode supervisionar outro pessoal de escritório em um escritório. Os gerentes administrativos mais fortes têm a orientação detalhada para acompanhar todas as operações diárias de uma empresa, além de fortes habilidades analíticas e capacidade de trabalhar com muitos tipos diferentes de pessoas.
Conjunto de habilidades
Uma pessoa que trabalha nessa posição precisa ser muito detalhista, o que será refletido em seus relatórios aos supervisores e no gerenciamento simultâneo de várias agendas. Aqueles que exercem uma função de supervisão precisam ser capazes de liderar equipes de outras pessoas efetivamente e fazer o julgamento certo quando se trata de determinar se um curso de ação está dentro da política da empresa. Além disso, qualquer pessoa que trabalhe nessa posição precisa ser boa com as pessoas, pois ele provavelmente estará lidando com funcionários juniores e clientes. Ele ou ela também precisa ser capaz de analisar informações e tomar decisões com base em suas análises, pois os gerentes administrativos geralmente precisam ajudar a desenvolver orçamentos ou escrever relatórios sobre o desempenho dos funcionários.
Deveres e Responsabilidades
Em um determinado dia, um gerente administrativo provavelmente cobriria tarefas administrativas gerais, incluindo correspondência, arquivamento, agendamento e entrada de dados, mas também ajudaria na manutenção das instalações e na cobertura por telefone, quando necessário. Suas habilidades analíticas e organizacionais entrariam em jogo na implementação, manutenção e gerenciamento dos sistemas operacionais da empresa. Isso inclui executar tarefas como gerenciar o orçamento de material de escritório, usar sistemas de banco de dados e garantir que o equipamento quebrado seja consertado ou substituído. Às vezes, uma pessoa nessa posição concentra-se em outra pessoa na organização: por exemplo, ele ou ela pode gerenciar a agenda e o email de um executivo.
Função de Supervisão
Os gerentes administrativos que trabalham em empresas maiores podem supervisionar uma equipe de funcionários administrativos. Nesse caso, ele ou ela faz agendamentos para o escritório, atribui trabalhos às pessoas e garante que eles sejam executados corretamente. Quando projetos especiais surgem, o gerente administrativo é quem os divide em etapas e mantém as pessoas que trabalham no projeto no caminho certo. Ele ou ela também deve realizar avaliações da equipe e fornecer treinamento ou tomar medidas disciplinares contra membros da equipe que não executam adequadamente.
Recursos Humanos e Outras Especialidades
Em algumas empresas, um gerente administrativo também pode cumprir a função de recursos humanos em uma variedade de tarefas relacionadas a funcionários. Isso inclui redigir contratos, processar folha de pagamento e recrutar e treinar funcionários. Nas organizações com poucos gerentes administrativos, cada um é geralmente responsável por uma área ou especialidade específica. Por exemplo, um escritório executivo pode contratar um gerente para acompanhar todos os horários de seus altos, outro para supervisionar a folha de pagamento e outro para supervisionar o trabalho diário no departamento de TI.