Un commis aux archives publiques conserve les dossiers et les dossiers du gouvernement ou des organismes publics. Elle peut être en charge des documents pour une petite communauté locale ou pour une plus grande région ou voisinage. Dans certains postes, le greffier peut également être chargé d’enregistrer de nouvelles informations qui font partie de la base de données du bureau.
Les responsabilités de ce travail varient en fonction de l’emplacement géographique du bureau des documents publics. Les archives publiques sont définies et organisées différemment dans chaque pays et juridiction. Certaines organisations publiques enregistrent et archivent uniquement les informations personnelles, telles que les certificats de naissance et de décès, les licences de mariage et d’union civile et les jugements de divorce. D’autres se concentrent sur la collecte d’informations sur les ventes ou le transfert de terres et de biens immobiliers, les districts de zonage, l’utilisation des terres publiques et la démographie générale. Dans certains cas, une seule agence peut gérer tous les documents publics.
Pendant de nombreuses années, un commis aux archives publiques était généralement tenu de rassembler et de conserver des copies papier de tous les dossiers et documents. Dans les années 1980, de nombreux dossiers ont été transférés sur microfiche pour en faciliter le stockage et l’accès. Environ une décennie plus tard, le stockage sur disque dur informatique a remplacé la microfiche en tant que système préféré pour stocker et protéger les dossiers publics. Sur la base de ces avancées, le travail d’un commis aux archives publiques a évolué. On s’attend maintenant à ce qu’elle ait des compétences en informatique pour enregistrer, accéder et diffuser des informations. Dans certains cas, les fichiers sur microfiche et papier sont encore en train d’être transférés vers une base de données informatique. Cela fait aussi normalement partie de son travail.
Étant donné que de nombreux documents publics sont disponibles en ligne, un commis aux documents publics est fréquemment requis pour aider les gens à y accéder. Cela l’oblige souvent à fournir une assistance par téléphone ou par e-mail. Dans certains cas, on s’attend à ce qu’elle perçoive des frais pour les copies de documents demandées en ligne ou par courrier.
Bien que le terme documents publics implique que les informations qu’ils contiennent sont facilement accessibles au grand public, ce n’est généralement pas le cas. Les règles régissant les documents accessibles au grand public varient selon les régions. On s’attend généralement à ce qu’un commis aux archives publiques sache quels documents sont disponibles pour un examen public et lesquels ne peuvent être consultés que par ceux qui ont des citations à comparaître ou des jugements autorisant leur divulgation.
Un poste de commis aux archives publiques nécessite normalement un diplôme d’études secondaires ou l’équivalent. Des connaissances ou une expérience en informatique sont souvent préférées. De bonnes compétences en relations publiques sont généralement requises, ainsi qu’une solide expérience en gestion de fichiers et de dossiers. Une expérience de travail en relations clients ou en soutien administratif est exigée par certains employeurs.