Dans de nombreuses juridictions, les audiences de la mairie et du conseil de zonage sont ouvertes au public. Un registraire municipal pourrait être chargé d’établir les ordres du jour de ces réunions, de rédiger les procès-verbaux de ces événements, puis de les enregistrer comme documents publics. Il ou elle peut également être en charge de certaines fonctions comptables, de la gestion des comptes créditeurs, des comptes débiteurs et de la paie des employés de la municipalité. Dans certains cas, ceux qui occupent ces postes de fonctionnaires peuvent signer des contrats officiels ou préparer une correspondance au nom de leur municipalité.
Certains conseils municipaux tiennent régulièrement des réunions pour discuter de nouvelles ordonnances ou de programmes de développement. Avant que ces réunions n’aient lieu, le greffier municipal est généralement chargé de programmer l’heure et le lieu de cet événement, puis d’en informer les médias et le public. Il ou elle est présent lors de ces rencontres, aidant à faciliter les échanges entre les élus municipaux et les citoyens locaux. Cette personne prend généralement des notes écrites de ces discussions, pour créer un dossier juridique de la procédure appelé procès-verbal. Après la clôture de la session, un rapport formel basé sur ces procès-verbaux est généralement déposé dans le cadre des archives publiques de la ville.
En plus de faciliter les réunions, l’archiviste municipal est généralement en charge du service comptable de la ville. Il ou elle peut être chargé d’enregistrer les reçus de taxes ou de permis spéciaux, puis de mettre ces informations à la disposition du public. Le greffier est généralement chargé de faire des dépôts dans un compte bancaire au nom de la ville et d’écrire des chèques pour des choses telles que les factures de services publics ou les primes d’assurance. La budgétisation de la masse salariale ainsi que l’émission de chèques de paie aux employés de la ville tels que les policiers des pompiers peuvent également être nécessaires.
Lorsqu’un gouvernement municipal doit exécuter un contrat, l’enregistreur municipal gère souvent les détails. Cela pourrait inclure la responsabilité de mettre à jour les polices d’assurance ou de sous-traiter les travaux de réparation des rues à une entreprise de pavage. En tant que représentant officiel, l’archiviste peut souvent signer personnellement ces documents et peut même être autorisé à y apposer le sceau officiel de la ville.
Un registraire municipal peut parfois correspondre avec des résidents concernant diverses questions juridiques. Cela pourrait être dû à une violation d’une ordonnance de la ville, au non-paiement des taxes ou à des problèmes de zonage. Le greffier de la ville peut être chargé de rédiger ces lettres, et peut les remettre en main propre aux destinataires si les demandes sont de nature extrêmement urgente.