Un secrétaire/réceptionniste est un professionnel qualifié dont les tâches comprennent à la fois des tâches administratives et de service à la clientèle. De nombreux emplois de secrétaire / réceptionniste sont répertoriés simplement sous l’un ou l’autre titre, même s’ils incluent les responsabilités professionnelles des deux catégories. Un professionnel dans ce domaine possède généralement une variété de compétences, notamment des connaissances en informatique, des capacités de gestion de la clientèle et des compétences organisationnelles.
La partie secrétariat d’un poste de secrétaire/réceptionniste est souvent axée sur l’organisation et la gestion de bureau. Les secrétaires maintiennent souvent les dossiers d’une entreprise et peuvent être en charge de la saisie des données et de la maintenance des archives. Les secrétaires sont également fréquemment responsables de tous les documents quotidiens normaux dans une entreprise et peuvent passer beaucoup de temps à gérer les rapports, les documents d’expédition et les notes de service. Selon le type d’industrie, une secrétaire peut également être en charge de la facturation des clients et de certaines tâches comptables.
Les fonctions de réceptionniste requises dans un emploi de secrétaire / réceptionniste impliquent généralement de travailler avec les clients et les clients de l’entreprise. Les réceptionnistes servent généralement d’hôtesses d’accueil et peuvent être la première personne que les clients rencontrent lorsqu’ils franchissent la porte. À ce titre, d’excellentes compétences en communication et en service à la clientèle sont nécessaires, car un réceptionniste peut donner le ton à l’interaction d’un client avec l’entreprise. Les compétences de la réceptionniste peuvent également inclure les tâches téléphoniques, la planification et la prise en charge des VIP du bureau ou des clients.
Un travail de secrétaire/réceptionniste peut inclure toutes les tâches ci-dessus, ainsi que de nombreuses autres spécifiques à chaque travail individuel. Dans de nombreuses entreprises, les secrétaires/réceptionnistes devront apprendre un logiciel spécialisé utilisé pour gérer la facturation, les documents de bureau et le stockage de données pour l’entreprise. De nombreux professionnels dans ce type de travail doivent apprendre la terminologie de l’industrie, afin qu’ils puissent mieux aider les clients et expliquer les problèmes aux autres membres du personnel. Étant donné qu’elles servent de canal central pour presque toutes les opérations commerciales, les secrétaires / réceptionnistes sont fréquemment chargées des services aux employés et des campagnes de moral, et peuvent être chargées de créer des événements de bureau et de superviser les bulletins d’information de l’entreprise.
Il existe plusieurs compétences de base qui peuvent être d’une grande aide pour toute personne occupant un poste de secrétaire/réceptionniste. La maîtrise de l’informatique, y compris la connaissance de tous les systèmes d’exploitation courants, des programmes graphiques et tableurs de base et de la recherche sur Internet, est presque universellement requise dans ces emplois. Une vitesse de frappe élevée et une écriture lisible sont également des compétences importantes. De bonnes compétences organisationnelles peuvent être essentielles à une performance optimale à ce titre, car elles peuvent réduire les risques de confusion et de mauvaise communication sur le lieu de travail. Enfin, une attitude agréable et un comportement professionnel peuvent aider une secrétaire/réceptionniste à rester en bons termes avec ses collègues et aider l’entreprise à se forger une excellente réputation.