Un gestionnaire administratif supervise les opérations de soutien d’une entreprise ou d’une organisation. Également connu sous le nom de chef de bureau, il s’agit de la personne qui assure le bon fonctionnement d’un département ou d’une entreprise. Une personne occupant ce poste peut apporter un soutien de gestion à une division ou à un département particulier, ou à toute une entreprise. Il ou elle peut également superviser d’autres employés de bureau dans un bureau. Les gestionnaires administratifs les plus forts ont le souci du détail pour suivre toutes les opérations quotidiennes d’une entreprise, ainsi que de solides compétences analytiques et une capacité à travailler avec de nombreux types de personnes.
Ensemble de compétences
Une personne travaillant dans ce poste doit être très soucieuse des détails, ce qui se reflétera dans ses rapports aux superviseurs et dans la gestion simultanée de plusieurs horaires. Ceux qui exercent un rôle de supervision doivent être capables de diriger efficacement des équipes d’autres personnes et de faire preuve de discernement lorsqu’il s’agit de déterminer si une ligne de conduite est conforme à la politique de l’entreprise. De plus, toute personne travaillant dans ce poste doit être bonne avec les gens, car elle aura probablement affaire à la fois à des employés juniors et à des clients. Il doit également être capable d’analyser les informations et de prendre des décisions en fonction de son analyse, car les responsables administratifs doivent souvent aider à élaborer des budgets ou rédiger des rapports sur les performances des employés.
Devoirs et responsabilités
Un jour donné, un responsable administratif couvrirait probablement les tâches de bureau générales, y compris la correspondance, le classement, la planification et la saisie de données, mais il ou elle aiderait également à l’entretien des installations et à la couverture téléphonique en cas de besoin. Ses compétences analytiques et organisationnelles entreraient en jeu dans la mise en œuvre, la maintenance et la gestion des systèmes opérationnels de l’entreprise. Cela comprend la gestion du budget des fournitures de bureau, l’utilisation de systèmes de bases de données et la réparation ou le remplacement du matériel de bureau cassé. Parfois, une personne occupant ce poste se concentre sur une autre personne dans l’organisation : par exemple, elle peut gérer l’emploi du temps et le courrier électronique d’un cadre.
Rôle de supervision
Les gestionnaires administratifs travaillant dans les grandes entreprises peuvent superviser une équipe d’employés de bureau. Dans ce cas, il établit des horaires pour le bureau, attribue des tâches aux personnes et s’assure qu’elles sont effectuées correctement. Lorsque des projets spéciaux surviennent, le responsable administratif est celui qui les décompose en étapes et maintient les personnes travaillant sur le projet sur la bonne voie. Il ou elle doit également procéder à des évaluations du personnel et dispenser une formation ou prendre des mesures disciplinaires contre les membres du personnel qui ne fonctionnent pas de manière appropriée.
Ressources humaines et autres spécialités
Dans certaines entreprises, un responsable administratif peut également remplir le rôle de ressources humaines dans diverses tâches liées aux employés. Cela comprend la rédaction des contrats, le traitement de la paie, le recrutement et la formation des employés. Dans les organisations avec quelques gestionnaires administratifs, chacun est généralement responsable d’un domaine ou d’une spécialité particulière. Par exemple, un bureau exécutif peut embaucher un responsable pour suivre tous les horaires de ses supérieurs, un autre pour superviser la paie et un autre pour superviser le travail quotidien du service informatique.