Un coordinateur des opérations est la personne chargée d’organiser et de synchroniser les activités des différents responsables et services au sein d’une entreprise. Contrairement à un directeur des opérations, qui dirige les opérations réelles de l’entreprise, un coordinateur des opérations s’assure que les horaires, les réunions et les objectifs de chaque service fonctionnent en harmonie. Son travail consiste à repérer les conflits dès le début et à les résoudre à la satisfaction de toutes les parties concernées. Selon l’industrie et la discrétion du directeur des ressources humaines, le poste peut également être désigné par un autre titre, tel que coordonnateur d’événements ou coordonnateur de l’information.
Aptitudes à la communication
Cette personne doit être un maître de la communication pour être efficace et réussir. Il doit également être capable de s’adapter rapidement au changement. Si même un seul département change ses plans, ses buts ou ses objectifs, cela pourrait affecter considérablement les opérations globales de l’entreprise. Le rôle du coordonnateur l’oblige à évaluer rapidement les effets des circonstances changeantes et à élaborer des stratégies qui influenceront le moins possible les autres départements. La capacité à traiter rapidement et indépendamment des idées et à mettre en œuvre des changements est un attribut inestimable pour un coordinateur des opérations.
Planification et ordonnancement
La planification et l’ordonnancement proactives des projets est une autre partie importante du travail d’un coordinateur des opérations. Cela nécessite d’interagir avec des agences et des organisations externes ainsi que de s’assurer que le personnel clé de l’entreprise est disponible en cas de besoin. Souvent, le travail implique l’organisation simultanée de plusieurs projets, ce qui nécessite des compétences exemplaires en matière de planification et de gestion du temps. Cela nécessite également de rencontrer des entrepreneurs externes, des fournisseurs de services et des vendeurs pour régler des détails spécifiques.
Compétences informatiques
Avoir d’excellentes compétences en logiciels informatiques est un grand atout pour un coordonnateur des opérations. Pouvoir communiquer électroniquement en interne et en externe permet de gagner du temps, et la planification des horaires est simplifiée par l’utilisation de tableurs et de logiciels de calendrier. Une expertise dans la création de présentations visuelles avec un logiciel multimédia peut également être utile.
Accompagnement du responsable des opérations
On attend souvent d’un coordinateur des opérations qu’il assiste le directeur des opérations en plus de ses autres responsabilités. Cela nécessite généralement de revoir régulièrement et parfois de réviser l’emploi du temps du gestionnaire. Le poste peut également l’obliger à prendre des dispositions pour le voyage et l’hôtel du directeur des opérations et à confirmer les itinéraires.
Compétences
Les exigences de formation pour un poste de coordonnateur des opérations varient considérablement d’une entreprise à l’autre. Un baccalauréat est parfois requis, mais l’exigence peut être levée si une expérience de travail comparable est évidente. Une expérience professionnelle appropriée pourrait inclure des postes de soutien administratif ou de bureau qui ont prouvé que le candidat était un excellent communicateur et qu’il possédait de solides compétences multitâches.