Un logiciel de comptabilité à but non lucratif fait référence à un logiciel Web ou de bureau que les organisations à but non lucratif peuvent utiliser pour gérer leurs affaires financières. Certaines des fonctions incluent la capacité d’enregistrer et de suivre les dons, de payer les factures et de générer des bilans et autres rapports financiers. Il existe quelques logiciels qui permettent à une organisation à but non lucratif de traiter les transactions par carte de débit sans avoir besoin d’équipement supplémentaire. Les entreprises proposent souvent des logiciels différents en fonction du nombre d’utilisateurs et de leur utilisation à plusieurs endroits. Par exemple, si le logiciel est basé sur le Web, l’organisation à but non lucratif peut acheter des licences pour chaque utilisateur.
Les aspects comptables de la gestion des organisations à but non lucratif sont essentiels à des fins juridiques et fiscales. La collecte de dons et de contributions publiques à un certain niveau est souvent soumise aux lois régionales et nationales. Une tenue précise des dossiers est souvent essentielle en cas d’audit d’une agence gouvernementale des recettes fiscales pour prouver que la comptabilité est effectuée correctement et conformément aux lois applicables. Un logiciel de comptabilité à but non lucratif simplifie la tâche de tenue des dossiers et peut être la meilleure chance pour l’organisation de tenir une comptabilité financière précise et complète de toutes les transactions. C’est la raison pour laquelle les organisations à but non lucratif choisissent souvent de l’utiliser plutôt que d’utiliser des feuilles de calcul ou du papier.
Une fonction clé de certains logiciels de comptabilité à but non lucratif est la gestion de la paie. Les employés de l’organisation reçoivent un chèque de paie sur une base régulière, et la comptabilité qui est nécessaire pour produire un chèque de paie finalisé et précis qui est conforme aux lois fiscales peut être étendue. Par exemple, les organisations à but non lucratif peuvent être tenues de conserver certaines parties du chèque de paie pour les impôts régionaux et étatiques et de payer les régimes de santé collectifs et d’autres avantages. Le logiciel peut être utilisé pour traiter la paie plus rapidement et souvent plus précisément que de faire les calculs pour chaque chèque de paie manuellement. Il est souvent possible de déposer les formulaires de déclaration de revenus nécessaires à l’aide du même logiciel, et payer des frais uniques pour le logiciel ou des frais de licence mensuels est souvent moins cher que de faire appel à un fiscaliste ou à un service de paie pour effectuer les mêmes tâches.
La gestion des finances liées aux activités de collecte de fonds peut parfois être écrasante pour les personnes chargées de la gérer au nom de l’organisation à but non lucratif. Un logiciel de comptabilité à but non lucratif peut rationaliser le processus de planification d’une collecte de fonds ainsi que configurer les comptes de dépenses et de dons nécessaires pour traiter les transactions. Certains logiciels s’intègrent également au Web pour recevoir des contributions et les saisir automatiquement dans le logiciel.