L’approvisionnement RFP est le processus d’émission d’une demande de proposition (RFP) pour obtenir des offres pour l’achat de biens ou de services. Le processus d’approvisionnement RFP est largement utilisé à l’échelle internationale comme véhicule approprié pour des types spécifiques d’approvisionnement ou d’activité d’achat. Bien que les valeurs varient d’une entreprise à l’autre, les achats ou les contrats supérieurs à une valeur en dollars spécifique sont gérés par le biais d’une DP. Selon l’industrie, l’approvisionnement RFP est également utilisé pour : des projets de grande envergure, des projets de grande valeur monétaire, des contrats pour un panier de biens ou de services, et pour des projets où il peut y avoir un conflit d’intérêts.
Dans un processus d’appel d’offres, le client est responsable de la création du document avec toutes les spécifications, détails et délais nécessaires. Ces informations sont ensuite fournies soit à une liste pré-contrôlée de fournisseurs potentiels, soit publiées sur un réseau ouvert, afin que tous les fournisseurs aient accès à la demande. Les fournisseurs disposent d’un délai précis pour répondre, ainsi que du protocole et des procédures entourant l’attribution du contrat.
En vertu du droit des contrats, le processus d’appel d’offres est reconnu comme une méthode juste et équitable pour recueillir les réponses des fournisseurs et attribuer un contrat. La base principale de ce jugement repose sur la transparence du processus. Les clients qui attribuent des contrats à des fournisseurs sans données à l’appui sur la base du processus d’appel d’offres peuvent être poursuivis devant un tribunal civil. Il incombe au client de fournir la documentation et la preuve que le processus d’attribution a été juste et équitable. Le défaut de fournir ces informations justificatives entraînera de lourdes amendes, payables au fournisseur non retenu.
Les projets de grande envergure ou de grande valeur bénéficient d’un processus d’appel d’offres, car il encourage les fournisseurs à offrir la meilleure combinaison de prix, de qualité et de service possible. Le processus de décision est plus facile, car les critères sont clairs et tous les fournisseurs sont tenus de fournir les mêmes informations. De plus, ce processus gère l’interaction entre le personnel de vente et le client, permettant aux deux parties de se concentrer sur les problèmes et les exigences de base.
Un contrat pour un panier de marchandises est assez complexe. Cette approche est généralement utilisée lors de la sélection d’un fournisseur pour des achats polyvalents, et non d’un produit spécifique. Par exemple, les contrats de fournitures de bureau sont attribués en fonction d’une combinaison de prix, de livraison et de service. Afin de comparer les prix de manière équitable, la réponse est basée sur un panier spécifique de biens. Cette focalisation fournit l’outil nécessaire pour réduire la focalisation à une valeur quantifiable.
Un conflit d’intérêts peut survenir lorsque la personne responsable de l’approvisionnement ou le groupe d’utilisateurs a des liens personnels avec des entreprises qui fournissent ce service ou ce produit. L’utilisation de l’approvisionnement RFP permet à l’entreprise de masquer les noms des répondants, d’ajouter différentes personnes au comité d’évaluation ou d’utiliser d’autres membres du personnel pour prendre la décision. C’est un excellent moyen d’éviter des litiges coûteux.