Un contrat de soumission est une estimation du coût total pour terminer un travail spécifique. Utilisé dans diverses formes d’entreprise, un tel contrat est remis à la personne ou à l’entreprise qui demande l’achèvement des travaux. Dans certains cas, des propositions de coûts seront recueillies auprès de divers soumissionnaires, un ou plusieurs d’entre eux étant choisis pour terminer le travail.
Un tel contrat peut commencer par ce qu’on appelle la demande de propositions (DDP). Il s’agit d’un appel d’offres sur un travail spécifique. La DP clarifiera souvent les détails du travail à accomplir. Ces détails pourraient inclure les échéanciers ou les délais de travail, l’emplacement du travail et tout autre détail qui pourrait affecter l’offre du fournisseur. Si la DP n’indique pas clairement certains des détails nécessaires pour un contrat de soumission approprié, le fournisseur potentiel devra contacter le demandeur pour plus d’informations.
Lors de la rédaction du contrat de soumission, le fournisseur peut avoir besoin de prendre en compte des éléments tels que les matériaux nécessaires à l’achèvement du travail, le temps à consacrer au travail et les coûts de main-d’œuvre. Ceux-ci varient souvent en fonction du travail à accomplir et du niveau de formation requis pour le travail. Par exemple, plus un travail est technique, plus les matériaux et la main-d’œuvre peuvent coûter cher pour le terminer. Un modèle d’offre peut être utilisé pour s’assurer que tous les coûts sont couverts lors de la rédaction de l’offre.
Le contrat de soumission doit également prendre en considération le profit que le fournisseur souhaite tirer du travail. Dans la plupart des cas, ces propositions sont un moyen pour l’entreprise qui demande des offres de comparer plusieurs offres pour le poste. Plus il y a de fournisseurs en compétition pour le poste, plus il y a de chances que certains d’entre eux acceptent des marges bénéficiaires inférieures à la moyenne. Plus la marge bénéficiaire requise est faible, plus l’enchère globale peut être faible.
Un aspect important du contrat de soumission peut être la clause de modification. Une clause de modification peut permettre au fournisseur de demander une modification de l’offre, s’il a besoin de plus d’argent ou de temps pour terminer le travail. Cela peut être crucial si le travail nécessite une construction, une rénovation ou une construction de quelque nature que ce soit. Si un entrepreneur n’écrit pas une clause de ce type dans l’offre, tous les coûts supplémentaires nécessaires pour terminer un travail avec des circonstances atténuantes inattendues pourraient incomber au fournisseur.
Une fois le contrat de soumission accepté, l’entrepreneur devra souvent signer la copie finale en personne. À ce moment, un représentant de l’entreprise qui embauche le fournisseur doit également signer le contrat. Plusieurs copies originales doivent être signées en même temps et conservées dans un dossier par les deux parties.