Le processus de gestion de projet implique la planification, l’exécution et le contrôle des projets à travers leur début, leur milieu et leur fin. Le processus de gestion de projet commence par la définition et se termine par la clôture. Au cours de la phase d’exécution, des ajustements au plan initial peuvent être nécessaires. Les progrès doivent toujours être suivis pendant toute la durée du projet. Le processus de gestion de projet peut se résumer en cinq étapes principales :
1. Définir le but du projet, l’objectif et le résultat final souhaité sont des considérations importantes lors du démarrage du processus de gestion de projet. Par exemple, si le projet est une trousse de collecte de fonds par publipostage à envoyer par la poste à l’échelle nationale, son objectif peut être d’obtenir de nouveaux prospects et donateurs. Son objectif peut être d’inclure des informations promotionnelles sur les nouveaux produits pour le public cible. Le résultat souhaité peut être de battre les taux de résultats précédents de packages similaires.
2. Tenir compte des limitations du projet en termes de budget et de ressources doit être résolu dès le début du processus pour éviter de perdre du temps à planifier et à exécuter quelque chose qui ne peut pas être finalisé. Par exemple, en utilisant le projet de publipostage décrit ci-dessus, le rédacteur doit recevoir des directives dans son brief créatif. Sinon, il ou elle peut inclure des idées qui ne peuvent pas être réalisées dans les limites du budget.
3. Constituer une équipe et attribuer des tâches de projet avec des dates d’achèvement est une partie cruciale d’un système de gestion de processus. Bien qu’une personne puisse être en charge et avoir la responsabilité du projet, il faut généralement de nombreux employés pour travailler sur différentes parties de celui-ci. Dans les entreprises, un projet de travail peut impliquer de nombreux départements différents. Les chefs de projet doivent souvent travailler avec de nombreux chefs de service différents pour mener à bien des projets.
4. Les dates d’achèvement des tâches doivent être vérifiées et suivies par le chef de projet. Au cours de cette partie du processus de gestion de projet, le gestionnaire doit apporter les ajustements nécessaires à son plan initial. Le chef de projet doit s’assurer que tout sera terminé à temps. Le projet doit absolument être sous son contrôle. Contrôler les résultats du projet nécessite généralement d’excellentes compétences organisationnelles et de communication.
5. La clôture du processus de gestion de projet est l’étape finale. Toutes les extrémités libres doivent être liées ; les documents doivent être classés et les paiements appropriés effectués aux entrepreneurs. Le succès ou l’échec du projet doit être analysé. Des notes doivent être prises sur tout changement qui aiderait les futurs projets similaires à se dérouler plus facilement.