Un voucher di viaggio è un modulo utilizzato dai viaggiatori d’affari per tenere traccia delle spese di viaggio. Al termine del viaggio o in un altro intervallo conveniente, il viaggiatore consegna il voucher a un rappresentante del datore di lavoro. Ciò consente al datore di lavoro di risarcire il viaggiatore per eventuali spese vive. Un altro tipo di voucher di viaggio è fornito dalle compagnie di viaggio quando un viaggio pre-acquistato non è disponibile, come un volo aereo cancellato. Il viaggiatore può riscattare il voucher per un altro viaggio in un secondo momento.
A parte il turismo, il lavoro è uno dei motivi più comuni per cui le persone viaggiano. A meno che non siano direttamente coinvolte nel settore dei trasporti, la maggior parte delle aziende non organizzerà viaggi per i dipendenti. Invece, consentono al dipendente di prendersi cura dei dettagli del viaggio. Una volta terminato il viaggio, il dipendente consegnerà un voucher di viaggio con un elenco dettagliato di tutte le spese. Alcune aziende richiedono ai dipendenti di consegnare le ricevute applicabili insieme al voucher.
Il voucher di viaggio consente al rappresentante incaricato del risarcimento di garantire che il dipendente addebiti all’azienda solo le spese aziendali valide. Nella maggior parte dei casi, queste spese possono essere detratte dalla fattura fiscale annuale della società. Le agenzie governative forniscono buoni simili per i dipendenti che svolgono attività ufficiali. Questi sono pagati dal bilancio operativo dell’agenzia, che di solito non è soggetto a tassazione. Per il resto, questi buoni di viaggio funzionano allo stesso modo di quelli del mondo degli affari.
Il voucher di viaggio è comunemente utilizzato nel settore aereo e, in misura minore, anche da altre compagnie di viaggio. Ci sono molte ragioni per cui ai passeggeri potrebbe essere impedito di prendere i voli che hanno già acquistato. Un volo può essere cancellato o ritardato, oppure può essere in overbooking, il che significa che ci sono più passeggeri con biglietto che posti a sedere sull’aereo. Questi eventi non sono colpa dei passeggeri e talvolta non sono sotto il controllo della compagnia aerea. In questi casi, la compagnia aerea può offrire un voucher per un volo successivo.
Nel caso di un volo in overbooking, a volte la compagnia aerea chiederà a dei volontari di prendere il volo successivo. Se il volo successivo non parte fino al giorno successivo, la compagnia aerea spesso si offre di risarcire il passeggero per il pernottamento in un hotel vicino, oltre a fornire un voucher di viaggio. Se un viaggiatore non ha la necessità urgente di raggiungere immediatamente una destinazione, questa procedura comune può effettivamente andare a vantaggio del passeggero.
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